Service conseil

Des questions ? Besoin d'aide ?
Notre plateforme et notre équipe sont disponibles pour vous. En savoir plus.

Personnes de contact :

catherine bardiau

Catherine Bardiau
catherine.bardiau@competentia.be
02 227 62 04
 

francoisxavier lefebvre

François Xavier Lefebvre
francoisxavier.lefebvre@competentia.be
0479 386 987

Organiser une formation sur le lieu de travail

Réaliser un appel d’offres.

Image de la section

Comment mettre en place une formation collective en interne sur mesure ?

Pensez à varier les opérateurs de formations.
Certains sont spécialisés dans des domaines précis. D’autres méthodologies conviennent mieux à tel ou tel public.
Découvrir de nouveaux formateurs enrichira votre palette de connaissances et de compétences.

Les asbl sont dorénavant soumises aux règles de marchés publics.

1. Cahier des charges de formation

Le cahier des charges définit clairement et de manière complète, la formation à mettre en place : Les modalités d’exécution, le cadre et le résultat attendu à la suite de la formation.  Il sert à sélectionner un opérateur de formation et à organiser les relations avec celui-ci tout au long du projet de formation.

C’est un outil de communication, document de référence pour l’équipe qui demande une formation et pour l’opérateur choisi.

Quels sont les points à prendre en compte pour rédiger un cahier des charges de formation ?

  • L’intitulé de la formation,
  • Une description courte du contexte qui a motivé la demande de formation,
  • Une description de l’association (mission, organisation, etc.),
  • Le public concerné, ses caractéristiques en lien avec la formation suggérée, le nombre de personnes prévues et leur origine si des personnes d’autres associations se joignent au demandeur,
  • Les objectifs de formation, formulés en termes de compétences attendues,
  • Les critères d’évaluation de la formation,
  • La qualification attendue des formateurs,
  • Les dates, l’horaire, le lieu de la formation,
  • Les critères de sélection de l’opérateur.

2. Critères de sélection

Le cahier des charges doit stipuler quels seront vos critères de sélection.

Par exemples :

  • Méthodes pédagogiques et expérience ? Quelles sont les méthodes pédagogiques utilisées par l’opérateur ? Ces méthodes conviennent-elles aux personnes qui vont suivre la formation ? L’opérateur de formation a-t-il l’habitude du public avec lequel il va être en contact ? Quelle est l’expérience du formateur dans le domaine recherché ?
  • Adaptation ? Quelle est la déontologie du formateur1 ? Ses valeurs semblent-elles cohérentes avec celles de notre institution ? Dans quelle mesure adapte-t-il son offre de formation à notre demande ? Prend-il le temps de discuter avec nous pour que la formation  « colle »  aux demandes du terrain ?
  • Budget ? Quand vous avez sélectionné plusieurs opérateurs, comparez les prix et le cas échéant, négociez.
  • Délai ? Dans quels délais souhaitez-vous organiser la formation ?

3. Convention

Une convention est un document écrit qui engage les deux parties les unes vis-à-vis des autres. C’est un document de référence synthétique qui assure un langage commun, bien utile en cas de litiges.

La convention est le résultat de la négociation et des précisions du cahier des charges. Elle reprend les éléments essentiels :

  • Les coordonnées du demandeur de l’intervention en formation et le nom de son représentant, 
  • Les coordonnées de l’opérateur de formation et du/des formateur(s),
  • Une description brève de la formation, de ses objectifs, du public, de la méthode pédagogique et du contenu qui renvoie au cahier des charges éventuellement annexé,
  • Le coût de l’intervention de formation, y compris les autres frais tels que les déplacements, la restauration ou l’hébergement du formateur,… et les modalités de paiement (délais, numéro de compte…),
  • La « flexibilité du contrat » : Possibilité de retrait ou d’ajout d’une activité, nombre minimum et maximum de participants, les rencontres éventuelles en vue de préparer l’intervention de formation, conditions d’annulation de la formation, suivis de la formation, …
  • Les références éventuelles à des balises déontologiques,
  • Le lieu de la formation, les équipements éventuels, les éléments logistiques (matériel, locaux, repas,…), 
  • Les dates de formation.

La convention est signée par tous les partenaires engagés ( par exemple : s’il y a plusieurs demandeurs associés). Elle fait référence en cas de réclamation.

À quoi devez-vous penser quand un travailleur part en formation ?

Certaines tâches qui suivent relèvent de la direction. D’autres seront remplies par le référent-formation, d’autres par le supérieur hiérarchique direct du travailleur.

Avant la formation

  • La réflexion :
    • Choisir une formation qui corresponde au besoin en compétences : De préférence, à partir d’un plan de formation et/ou d’un plan de développement.
    • Choisir un mode d’apprentissage qui convienne au public visé.
  • Les aspects pratico-pratiques et l’administratif :
    • Régler le paiement de la formation,
    • Obtenir la confirmation de participation à l’inscription et l’accord du supérieur hiérarchique du travailleur,
    • Informer le travailleur des aspects pratiques : Lieu précis, horaire, remboursement éventuel de ses frais de déplacement, …
    • Prévoir son remplacement ou une réorganisation de son équipe pendant son absence.
    • Lui spécifier les documents nécessaires tels qu’une attestation de fréquentation ou un document en lien avec le congé éducation-payé.

Le jour de la formation

  • Avoir prévu son absence : Remplacement ou réorganisation temporaire du service.

Après la formation

  • Vérifier la réception des documents administratifs : Attestation de fréquentation ou congé-éducation payé,
  • Prévoir du temps de travail pour que le travailleur puisse relire ses notes et organiser ses connaissances,
  • Prévoir éventuellement un partage en équipe pour donner un écho à la formation,
  • Demander une évaluation de la formation au travailleur,
  • Examiner en équipe les changements possibles en lien avec cette formation de manière à en optimaliser les effets.