L'art de l'offre d'emploi

L’annonce est un outil de recrutement, mais aussi une vitrine – la « marque employeur » – qu’il est utile de rendre transparente.

Elément

L’objectif de l’offre d’emploi est d’annoncer que vous êtes à la recherche de quelqu’un pour exécuter une mission et des tâches dans votre organisation.

Les compétences 

Avant de commencer à décrire le contenu de l'offre, rappelez-vous qu'elle vise à la fois à attirer un maximum de candidat·e·s potentiel·le·s et à cibler les profils.

Sans être trop longue, une petite introduction peut être utile et peut donner des éléments sur l’institution, l’environnement, la mission, la fonction, les tâches et éventuellement l’équipe.

Faites savoir quelles sont vos attentes, c’est-à-dire les compétences et le profil recherchés. Selon le type de poste, vous pouvez découper ces compétences en savoirs (connaissances théoriques), savoir-faire (outils ou pratiques professionnelles) et savoir-être (comportements professionnels).

Attention cependant à ne pas surévaluer les exigences : utilisez la description de fonction, qui est l’instrument de base pour déterminer les compétences et aptitudes nécessaires à l’entrée en fonction. Mentionnez dans l’offre celles qui vous semblent utiles pour commencer à fonctionner rapidement, mais n’oubliez pas que certaines compétences s’acquièrent après l’entrée en fonction ! Optez pour les compétences clés, car plus vous « chargez » l’offre d’emploi de compétences, moins de candidat·e·s oseront postuler et moins de choix vous aurez.

Nous avons déjà abordé cette question des compétences clés dans un outil, n’hésitez pas à le relire.

Le profil

Dans le même ordre d’idées, estimez le plus objectivement possible quels sont vos besoins réels en matière de diplôme et d’années d’expérience. Pourquoi demander un diplôme quand il n’y a pas d’obligation légale de le posséder pour l’exercice de la fonction et que la personne est capable de démontrer sa maîtrise des compétences à travers plusieurs années d’expérience dans une fonction similaire ?

Renseignez-vous aussi auprès du dispositif de validation des compétences : il permet à des personnes expérimentées de faire reconnaître officiellement leurs acquis professionnels. C’est en quelque sorte une alternative au traditionnel diplôme, intéressant à prendre en compte dans certains cas.

Plus d'égalité et de diversité ?

Certaines tâches peuvent parfois demander des aptitudes physiques particulières. C’est par exemple la cas classique du port de charges lourdes (manutention) ou de la mobilité (travailleur·euse de rue).

Dans une telle situation, il est conseillé d’ajouter une rubrique intitulée « Condition particulière ». Au sens de la loi, il n’y a pas discrimination s’il y a une « justification » à l’exigence professionnelle essentielle et déterminante.

En cas de doute, consultez le site ediv.be. Vous y trouverez de nombreux exemples.

Les conditions 

Cette partie décrit ce que vous proposez comme type de contrat, la date de début et l’horaire, le temps de travail, le salaire et autres avantages (chèques-repas, congés extralégaux, remboursement transports, etc.). Ces informations permettent d’opérer un tri naturel, soyez donc juste. N’oubliez pas de mentionner si le·la candidat·e doit relever d’un plan d’embauche (ACS, ACTIVA, etc.).

C’est dans cette partie de l’offre que vous pouvez aussi faire valoir ce que le secteur non marchand a de plus beau à offrir : des « avantages extra » plutôt que des avantages extra-légaux ! Dans notre secteur, il y a peu de voitures de fonction et autres avantages en nature de ce genre. En revanche, n’hésitez pas à insister sur l’impact de la fonction auprès du·de la bénéficiaire. Cela fait fréquemment écho et attire beaucoup de personnes. C’est même souvent la motivation première de certain·e·s postulant·e·s qui souhaitent se rapprocher davantage des valeurs véhiculées par le secteur non marchand. Voici quelques exemples d’arguments à promouvoir :

  • objet social porteur de sens ;
  • possibilité d’initier des projets innovants au profit des bénéficiaires et de les gérer sous leurs divers aspects ;
  • diversité des tâches et des personnes ;
  • contacts humains avec les bénéficiaires ;
  • politique de formation ;
  • temps disponible pour l'équipe et le travail collaboratif ;
  • moments informels de partage (repas, fêtes de l'association...) ;
  • barèmes salariaux ;
  • aménagements de fin de carrière ;
  • congés extralégaux, dans certains secteurs.

La procédure 

Ensuite, décrivez la procédure que vous mettez en place pour recruter à ce poste ; cela suppose que vous ayez réfléchi à la question en amont. Précisez la date limite de réception des candidatures, les dates probables des rencontres. Annoncez en toute transparence la manière dont la sélection se déroule dans votre institution en mentionnant, par exemple, le type de tests, leur durée, leurs objectifs.

Bref, soigner cette étape de la sélection et communiquer à ce sujet est essentiel : cela rassure et représente un gage de professionnalisme. Cela vous permettra aussi de fixer plus facilement des rendez-vous pour les différentes étapes de sélection que vous organiserez !

La façon dont vous amenez les candidat·e·s à vous répondre peut aussi faire l'objet d’une attention particulière au regard de la cohérence, de l’ouverture. Ainsi, demander une lettre de motivation pour un poste d'ouvrier·ère multitâches n'est peut-être pas le plus pertinent ; faire passer une épreuve informatique n’est pas nécessaire dans tous les cas !

Vous pouvez aller jusqu’à concevoir des modalités de sélection sans CV, mais par une mise en situation, par exemple. Différents outils sont à votre disposition pour établir des procédures plus adéquates et plus neutres.

N’oubliez pas de mentionner une personne de contact pour répondre à d’éventuelles questions.

Pour d’autres informations sur la rédaction d’une offre d’emploi, consultez notre outil.

Plus d'égalité et de diversité ? 

Vous annoncez que vous recherchez des compétences pour combler des besoins au sein de vos équipes ! Valorisez cela en explicitant que vous donnez la priorité à des critères de sélection objectifs, et que toute personne qui répond à ces exigences peut postuler, quelles que soient ses caractéristiques personnelles : âge, genre, handicap, origine, orientation sexuelle, etc. Montrez votre ouverture à la diversité si les compétences sont présentes ! 

Annoncez qu’en cas de situation d’aptitude réduite au travail, l’opportunité de mettre en place un aménagement raisonnable peut être envisagée (refuser un tel dispositif constitue une discrimination au regard de la législation). Pour plus d’informations, consultez le site d’Unia.

Une fois le profil identifié, l’offre rédigée et la procédure établie, il vous reste à diffuser votre annonce. L’enjeu de cette étape consiste à « élargir » au maximum – tout en ciblant correctement pour ne pas avoir trop de candidatures à traiter.

Les services publics Forem et Actiris peuvent aider les employeur·euses·s à recruter, et pas seulement pour les ACS et APE. Renseignez-vous auprès de leurs services compétents.

Chaque canal de diffusion touche un type de profil. Les offres d'emploi du Guide social et de L’Echo ne sont pas les mêmes, tout comme leur lectorat. Si vous recrutez toujours via les mêmes canaux, vous trouverez toujours le même type de profil ; n'hésitez donc pas à publier sur des sites auxquels vous n'aviez pas encore fait appel. Attention : la publication sur certains d’entre eux représente un coût parfois prohibitif.

Utilisez des sites spécialisés, celui de votre association, les réseaux sociaux, etc. Votre réseau de partenaires vous apportera également nombre de candidatures. Diffusez auprès d'écoles, d'autres associations... peut-être ont-elles la perle rare que vous cherchez dans leurs futur·e·s diplômé·e·s ou leurs contacts.

Internet est un formidable outil pour communiquer largement et rapidement. Mais parlez aussi autour de vous : le profil idéal se trouve peut-être dans l’entourage professionnel d’une de vos connaissances.

Plus d'égalité et de diversité ? 

Pour garantir la non-discrimination et l’ouverture à la diversité, gare à la cooptation ! C’est le fait de privilégier – voire de choisir – la candidature d’une personne car elle est connue par ailleurs ou recommandée en interne. Toute personne intéressée doit pouvoir postuler et participer à la sélection de manière égalitaire, et avoir la possibilité d’exposer ses compétences autant que les autres.

Le bouche-à-oreille pour diffuser les offres, oui ! Mais cadrez bien cette pratique très courante.

Encore plus d'égalité et de diversité ?

Finalement, quels sont les avantages de la diversité pour mon organisation ?

Une équipe diversifiée dans laquelle chacun apporte son bagage est source de créativité et d’innovation. Elle produit davantage de solutions alternatives en matière de développement et explore les pistes de traverse en matière d’adaptation aux changements. La cohésion et la motivation des équipes s’en trouvent généralement renforcées, et c’est le climat social qui en ressort gagnant.

Un autre atout de la diversité des équipes est bien entendu de refléter la société dans laquelle une organisation évolue. In fine, elle pourra proposer des services ou des biens répondant à une plus grande palette de besoins.

Depuis le 25 mai 2018, le RGPD (Règlement général de protection des données) est entré en vigueur. Pour rappel, il vise à règlementer le traitement des données à caractère personnel collectées dans les entreprises. Cela concerne évidemment les données collectées lors des recrutements, où vous recueillez des informations sur les candidat·e·s.

À quoi faut-il porter attention en la matière ?

Durant la période de traitement des candidatures, vous avez le droit de traiter les informations personnelles, mais ne pouvez les garder qu’un certain temps. Sachez qu’un CV, un e-mail de candidature proposé par un bureau externe, les notes prises lors d’un entretien d’embauche, sont autant de données considérées comme étant à « caractère personnel ». Les candidat·e·s doivent notamment savoir pourquoi vous leur demandez leurs coordonnées, ce que vous en faites, et combien de temps vous les conserverez.

Quelques conseils :

  1. Mettez en place en interne une politique de conservation des candidatures, vérifiez qu’elle soit connue de tout le monde et qu’elle est bien mise en application (suppression des données de manière régulière).
    Établissez comme postulat que vous ne conservez les données que durant le temps de la sélection. Évidemment, vous pouvez toujours envisager une conservation plus longue pour la constitution d’une réserve de recrutement, mais il faudra alors un accord explicite (écrit) de chaque candidat·e. Cet accord doit être volontaire ! Proposez par exemple de cocher une case à cet effet, car indiquer dans l’annonce que les CV seront conservés pour la constitution d’une réserve n’est pas autorisé ! Si un·e candidat·e ne donne pas son accord, ses données devront être détruites.
    Vous ne pouvez pas davantage, sauf autorisation expresse du·de la personne concerné·e, communiquer à un·e collègue d’une autre association les CV que vous jugez intéressants. La confidentialité des données doit être respectée.
  2. Collectez les informations strictement nécessaires à la finalité « recrutement », et respectez l’interdiction de collecter des données sensibles (cf. art. 9 du RGPD : origine raciale ou ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, adhésion à un syndicat, données génétiques) et des données biométriques, lorsque celles-ci sont traitées dans le but d’identifier une personne.
  3. Informez de manière claire les candidat·e·s de la mise en œuvre de cette politique de traitement des données, de ses objectifs et de ses modalités (mention dans l’offre d’emploi, sur votre site Internet, etc.).
  4. Si vous avez correctement communiqué sur votre traitement des données, vous pouvez considérer que le·la candidat·e répond volontairement et sait pourquoi et comment les siennes seront utilisées.
  5. Prenez les mesures techniques et organisationnelles pour assurer la confidentialité des données personnelles.
  6. Tenir un registre de traitement des données est une obligation, mais la déclaration de ce registre auprès de l’Autorité de protection des données (APD) n’est pas toujours obligatoire. Les ASBL en sont par exemple dispensées.

Pour plus d’informations sur vos obligations, contactez les spécialistes de l’Apef à cette adresse e-mail : gdpr@apefasbl.org