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La gestion de projet

Gérer un "projet-compétences", c’est en premier lieu le cadrer.

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Vous souhaitez mettre en place un plan de formation, élaborer des descriptions de fonction, favoriser l'apprentissage, le transfert des acquis ... ?

Il s'agit de quelques exemples de "projets-compétences". Ces différents projets, et bien d’autres encore, facilitent la construction d’une gestion des compétences. Leur élaboration, l’un après l’autre, pièce par pièce, composera le puzzle de la gestion des compétences de votre association. Chaque pièce du puzzle constitue un projet avec ses propres objectifs. Pour réussir ces projets, ne foncez pas tête baissée. Prenez le temps de bien les définir, cela vous fera gagner du temps par la suite.

Voici quelques questions qui pourront vous aider à définir et à gérer votre projet.

 

  • Qui est le chef de projet ?

  • Quels sont vos objectifs ? Qu’attendez-vous de cette démarche ?

  • Qui est le demandeur ?

  • Quels en sont les bénéficiaires ?

  • Quelles sont vos ressources et contraintes : temps, budget, etc. ?

  • Quelles seront les grandes étapes de décision du projet et qui tranchera ?

  • Qui seront vos alliés, vos partenaires : membres du CA, collègues, syndicats, direction, fédérations, accompagnateurs, etc. ?

  • Comment le projet sera-t-il évalué?

Objectif

L’étape n° 1 d’un projet.

Qu’attendons-nous de cette démarche et comment saurons-nous que nous avons atteint notre objectif ?

Il est important de commencer un projet en se fixant des objectifs réalistes, acceptables (pour les différentes parties prenantes), mesurables et planifiés. Ensuite, demandez-vous comment vous verrez que ces objectifs sont atteints, de manière concrète. Un objectif doit pouvoir éventuellement s'ajuster/s'adapter dans le temps.

Les objectifs peuvent concerner la mobilité, la formation, le recrutement, la gestion d'équipe...

Par exemple, si vous souhaitez mettre en place un plan de formation :

Quel est votre but ? Comment saurez-vous qu’il est atteint ? (indicateurs)
Passer de la culture de l’initiative individuelle à une réflexion collective autour de la formation ?
  • Nous aurons un plan de formation dont au moins 60% des formations répondent à des besoins communs
  • A partir de l’année prochaine, au moins 40% des formations suivies concerneront l’ensemble du personnel
  • Etc.
Augmenter de 20% le volume d’heures de formation du personnel moins qualifié ?
  • Tel ou tel groupe de travailleurs aura suivi au moins x jours de formation d’ici la fin de l’année
Sensibiliser l’ensemble du personnel à la démarche qualité et former les responsables de services à cette méthode ?
  • Un groupe de travail est formé et actif autour de la démarche qualité
  • L’ensemble des responsables de services ont suivi x jours de formation à la démarche qualité
  • Etc.

Pour se fixer un but, il faut également connaître son point de départ. Votre ASBL a certainement déjà travaillé au développement de ses compétences. Peut-être sans en avoir l’air. Peut-être de manière plus construite. Prenez connaissance de ce qui a déjà été fait auparavant.

Arbre des tâches

Gérer un projet, c’est avoir une vision d’ensemble.

Au minimum, il est conseillé de dresser une liste des principales tâches nécessaires à la concrétisation du projet.

En fonction de la taille de votre projet, construire un arbre des tâches peut s’avérer utile pour en visualiser les différentes étapes. Il n’est pas nécessaire de décrire chaque tâche (par exemple : « organiser une réunion de concertation » est suffisant, « envoyer l’email d’invitation » est trop détaillé).

Il est également très utile d’y indiquer les étapes de finalisation et de décisions.

Il existe plusieurs outils d’aide tels que les logiciels que l’on peut télécharger gratuitement. Cela dit, la carte heuristique (mindmapping) peut également être dressée à la main. L’important est d'avoir dès le départ, une vision de l’ensemble des étapes nécessaires à la concrétisation de votre objectif.

Calendrier

Soyez conscient du temps nécessaire aux différentes étapes de votre projet.

Une fois la liste des tâches établie, estimez la durée de chacune de ces étapes et dressez un planning global des activités.

Le temps est souvent source de découragement ou facteur d’échec, lorsque nous voulons entreprendre des actions de changement. Pour avancer sereinement dans la conduite d’un projet, il est utile de préparer un calendrier et d’être conscient, dès le début, du temps et des ressources que nécessiteront les différentes actions du projet. Sachez également déterminer le degré d’urgence et le degré d’importance pour pouvoir ensuite planifier le travail.

Il vaut mieux se faire un planning qui semble « lent » mais réaliste, que de vouloir arriver très vite au but et se décourager parce que le délai imaginé n’est pas réalisable. De plus, le planning sera probablement régulièrement mis à jour au fil des imprévus… Autant le savoir !

Budget

Le plus tôt possible, sachez de quel budget vous disposez pour votre projet.

Vous faut-il un budget de formation ? Une supervision ? L’accueil de personnes en formation ? Un recrutement ?

En matière de formations, la question n’est pas seulement : « Quels moyens allons-nous consacrer cette année à la formation ? » mais également : « Sur base de quels critères allons-nous décider de dépenser l’argent disponible? ». Il importe donc aussi de réfléchir à la répartition du budget disponible.

Commentaires

  • Portrait de françois-xavier lefebvre
  • françois-xavier...
  • 24 oct 2014 - 14:28
Il existe une très large littérature sur la gestion de projets, pour les débutants ("la gestion de projet pour les nuls") ou pour les plus confirmés ( "project cycle management guidelines" pour la politique d'aide au développement de l'UE, disponible sur le site de la Commission). Notons un guide pratique édité en ligne par le STICS et adapté aux réalités du secteur non-marchand (http://bit.ly/1xh389u)