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francoisxavier lefebvre

François Xavier Lefebvre
francoisxavier.lefebvre@competentia.be
02 227 62 03

Comment identifier les besoins en compétences ?

En utilisant les sources d’informations dont vous disposez et en choisissant une méthode de réflexion.

Image de la section

Les besoins en compétences sont l’écart entre les compétences nécessaires à la réalisation du projet associatif et les compétences présentes dans l’institution, à court terme et à moyen terme pour les individus, les groupes, l’institution1.

Exemples :

  Collectifs

Equipe, métier, aile du bâtiment, etc

Institution

Concerne l'ensemble du personnel 

Individus

Travailleurs vus séparément

A court terme : lacunes Sécurité pour les animateurs Recyclage en secourisme Gestion du temps et des priorités
A moyen terme : évolution Communiquer avec les familles Communiquer lors d'un entretien de fonctionnement Gestion de projet

Objectifs

Développer nos compétences, oui, mais dans quel but ?

Quelles sont les compétences nécessaires et prioritaires ? De quoi devrons-nous être capables aujourd’hui, dans 1 an, dans 2 ans ?

Les documents dont vous disposez dans l’institution sont des sources d’information et d’inspiration utiles pour répondre à ces questions. Vous pourrez ensuite choisir une méthode (lien) pour en extraire les compétences : brainstormings, entretiens individuels et/ou questionnaires internes.

Documents ou cibles de la formation Contenu
Les obligations légales Obligations de formation, agréments, etc.
La stratégie de l’institution Objet social, mission, valeurs, projet pédagogique, projet de vie, charte, etc. 
Les projets de l'institution Modification d’un agrément, déménagement, engagement d’un nouveau collègue, mise en place d’une nouvelle activité, etc.
Les métiers dans l’institution Organigramme des fonctions, liste des métiers et descriptions de fonctions.
Les publics cibles Par exemple, les groupes à risques, ou certains métiers en évolution.
Les enquêtes de satisfaction Les enquêtes de satisfaction auprès des bénéficiaires et familles.
L’évaluation des formations antérieures

Si une évalutation systématique des formations est organisée, elle vous informera sur les compétences déjà acquises et encore à développer

L’évaluation du plan de formation précédent Avons-nous réalisé les actions et formations prévues dans ce plan ? Quels objectifs nous étions-nous fixés ? Les avons-nous atteints ? Que reste-t-il à faire ?
Les rapports d’entretien de fonctionnement Si ces entretiens débouchent sur des actions et des projets de formations, ceux-ci sont à prendre en compte pour déterminer quelles compétences doivent être acquises dans l’institution.
Les bilans de compétences Le bilan de compétences est un outil, pour le travailleur, que lui seul peut décider d’utiliser ou non au sein de son association, pour mettre en place des actions d’apprentissage.
La veille informelle et continue Tout au long de l’année, il se passe des incidents, des réunions, des bruits de couloir, des plaintes, des demandes… Il est utile de mettre en place un système de récolte de l'informel : le noter dans un carnet, mettre une boîte à compétences à disposition de l’ensemble des travailleurs, etc.
Une législation, un nouveau décret

 

Brainstorming

Une réflexion collective pour créer des idées de développement de compétences.

Un brainstorming est un moyen d’extraire d’un groupe, des idées originales et des solutions novatrices à des problèmes complexes.

La technique du brainstorming favorise la fluidité de la pensée. Elle donne l’opportunité à chacun de s’exprimer. L’animateur a un rôle crucial.  Il veille à ce que tout le monde prenne la parole et se sente libre d’exprimer des idées, même décalées ou inattendues. Le brainstorming nécessite donc une relation de confiance.  Il est encore plus efficace si tous les participants ont une idée précise des enjeux liés à la situation.

Il se pratique en deux étapes : Dans la 1ère phase, les idées les plus farfelues sont les bienvenues ! Elles permettent de rebondir ensuite vers des propositions plus réalistes, dans la 2ème phase.

 Ouverture aux idées : faire place à l'imagination

  • Trouver un maximum d'idée dans un temps limité
  • Créer des connections entre les idées, les enrichir et les compléter
  • Penser à de nouvelles alternatives d'actions

 Transformer les idées brutes en solutions adaptées

  • Transformer les idées en possibles dans l'association ici et maintenant
  • Sélectionner de nouvelles actions, des procédures réalistes et réalisables dans la situation

Impact des brainstormingComment sélectionner une idée à l’issue d’un brainstorming ?

On peut notamment se servir de graphiques, pour visualiser les solutions qui produisent le meilleur effet. Par exemple, une matrice « Impact-Effort » (voir l’image), mesure pour chaque alternative, l’importance de l’effort à fournir (en temps, en budget, etc.) et dans quelle mesure cette solution proposée apportera un impact positif ou non sur le problème: pour conduire au mieux vos brainstormings, n’hésitez pas à consulter les nombreuses pages consacrées à cette technique.

En voici quelques méthodes :

Méthode Peut servir, par exemple, à

Ensemble, mieux connaître nos métiers

 

  • Mieux connaître les différents métiers dans l’organisation,
  • Identifier les compétences requises pour pratiquer ces différents métiers,
  • Créer des descriptions de fonctions.

L’incident critique

 

  • Détecter les difficultés et succès rencontrés au quotidien par les travailleurs,
  • Effectuer le relevé des compétences mises en œuvre dans les activités de travail et/ou requises par celui-ci,
  • Réfléchir à la pertinence de la formation comme solution à un problème.

Appreciative Inquiry

 

  • Détecter les compétences présentes dans l’association qu’il serait utile de renforcer.

Les 6 chapeaux de la réflexion

 

  • Valider une liste de compétences,
  • Prioriser les besoins en compétences,
  • Examiner les différents moyens d’acquisition de compétences.

Ichikawa – Les 5 M

 

  • Analyser une source d’informations (objectif/problème/etc.) et lui associer des compétences.

World café

 

  • Détecter les compétences présentes et nécessaires pour l’association,
  • Créer des idées de nouveaux modes d’apprentissage.

Entretiens

Un entretien pour analyser les besoins en compétences et en formation.

Cet entretien réunit, par exemple, le référent-formation et un travailleur qui le souhaite.

Soulignons qu’il ne s’agit ni d’un entretien d’évaluation, ni de fonctionnement. Il ne s’agit pas non plus de faire un « bilan de compétences ».

Objectifs de l’entretien2:

  • Échanger sur les souhaits du travailleur par rapport à ses compétences, pour lui-même et pour son institution.
  • Fixer des objectifs futurs et les traduire en plan d’actions, notamment, en matière de formation.

Recommandations :

  • Pour faciliter la discussion, chacun doit disposer de textes de l’institution, où missions et compétences attendues sont définies très précisément. D’où l’intérêt de disposer d’une description de fonction.
  • Le référent-formation est un soutien qui permet de mieux cerner, tant pour le travailleur que pour l’organisation, les plus-values liées à l’acquisition de nouvelles compétences.
  • Les propos tenus lors d’une rencontre avec le référent-formation doivent rester confidentiels.
  • Le cadre de l’entretien doit être rassurant pour le travailleur : le référent-formation ne doit pas être perçu comme « l’espion de la direction ». Il joue le rôle de conseil, jamais de contrôle. Il ne l’évalue pas comme pourrait le faire une direction.
  • Un écrit tel qu’une note, un formulaire ou une grille permettront d’une année à l’autre de voir les évolutions, les formations suivies, leur impact sur le parcours du travailleur, sa relation avec son public, le reste de l’équipe, …

Questionnaires

Une méthode pour interroger l’ensemble du personnel sur ses besoins en compétences et en formation.

Une enquête interne est une manière de procéder lorsqu’il est impossible de réunir tout le monde autour d’une table.

Cependant, ce qui paraît impossible, trouve parfois des solutions.

Exemple :

Une grande maison de repos a organisé une journée de réflexion sur sa charte de qualité avec l’ensemble du personnel soignant. Le thème de la journée était de déterminer quelles étaient les principes d’accueil et de bien-être du résident dans la maison. À noter que la journée était encadrée par un animateur externe.

La voie humaine étant toujours plus directe que le canal du papier, le questionnaire sera, de préférence, un complément aux groupes de discussions. Il n’est pas recommandé, dans tous les cas, d’utiliser un questionnaire pour remplacer la communication interne autour des avancées d’un plan de formation, par exemple.

Comment rédiger un questionnaire ?

  • Demandez-vous pour chaque question formulée, quelle est l’information que vous pouvez en tirer et qu’en ferez-vous?
  • Introduisez le questionnaire par quelques explications :
    • Son caractère confidentiel ou non,
    • Le cadre dans lequel il s’inscrit,
    • La façon dont vous allez l’utiliser,
    • Les personnes de contact pour toute question utile,
    • Etc.
  • Doit-il être anonyme ou pas ?

L’avantage d’un questionnaire nominatif est de pouvoir rendre l’information plus concrète. En cas d’incertitude sur les réponses, vous pouvez consulter le répondant et mieux cerner les problématiques dont il parle. Cependant, si les personnes n’y sont pas favorables, vous risquez d’obtenir un nombre insuffisant de réponses. Mieux vaut peut-être proposer à chacun d’écrire son nom, sans obligation.

Exemples de questions :

  • Avez-vous des demandes de formations particulières ?
  • Parmi les tâches issues des descriptions de fonction, avec lesquelles vous sentez-vous à l’aise/en difficulté ?
  • Quels sont les projets dans lesquels vous souhaitez investir du temps et de quelles nouvelles compétences auriez-vous besoin pour cela ?
  • Quelles compétences pourriez-vous partager avec vos collègues ?
  • Etc.

Notes et références

  1. CFIP, Fabrice Simon - Formation à l'élaboration d'un plan de formation

  2. La boîte à outils du plan de formation - Fiche 13

Commentaires

  • Portrait de françois Xavier lefebvre
  • françois Xavier...
  • 8 avr 2015 - 10:31
Vous trouverez aussi une série de conseils de mise en place d'entretien de fonctionnement dans la boîte à outil bien-être au travail (BOBET) via le lien http://abbet.be/Fiche-6-1-3-L-entretien-de