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François Xavier Lefebvre
francoisxavier.lefebvre@competentia.be
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Réaliser un plan de formation

Un plan qui part de là où on en est.

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En équipe : prendre du recul, optimiser les compétences, équilibrer les formations et les alternatives à la formation.

Un plan de formation est un planning de formations et d’alternatives à la formation pour les 2 à 3 prochaines années. Il permet de combler un besoin en compétences plutôt que d'offrir des formations à qui le demande.

Il tient compte des besoins en compétences pour :

  • L’ensemble des travailleurs,
  • Les groupes de travailleurs (équipe/ aile du bâtiment/ métiers/ nouveaux collègues/ etc.),
  • Chaque travailleur individuellement.

Un besoin en compétences est l’écart entre les compétences présentes dans l’organisation et les compétences que l'on souhaiterait développer pour le bon fonctionnement de l’institution et le bien-être des travailleurs.

Comment identifier les besoins en compétences?

Par des entretiens individuels, questionnaires et brainstormings qui permettent :

  • d'interroger les travailleurs
  • d'analyser les besoins propres à l'institution : missions, projet, descriptions de fonctions, problématiques collectives.

Pour lui donner un impact fort, on le construit de manière collective, participative et concertée.

Le référent-formation est le chef du projet. Il s’entoure d’un groupe de pilotage et fait appel à la concertation sociale, si elle est présente dans la structure.

Mieux vaut un plan de formation construit à partir d’un projet existant (par exemple, le développement d’une nouvelle activité pour les bénéficiaires), qu’un plan de formation abandonné en cours de route car il était trop lourd à mettre en place ! Partez des éléments dont vous disposez : si vous n’avez pas de descriptions de fonctions ou de processus d’entretien de fonctionnement, faites sans eux !

Quelles sont les grandes étapes de construction d’un plan de formation ?

1. Lancement

Impulser le projet plan de formation et lui donner de la légitimité

1. Définir les objectifs

Répondre aux questions suivantes :

  • Quel est le but du plan de formation : à quoi va-t-il nous servir?
  • Quel est le délai souhaité pour la réalisation du plan?

2. Donner les moyens

Construire l'équipe projet :

  • Qui ?
    • Qui sera le « référent-formation » ?
    • Qui composera le groupe de pilotage ?
    • Quels sont les différents acteurs du projet plan de formation?
  • Comment?
    • Comment prévoir du temps de travail pour le réaliser?
  • Combien?
    • Quel sera le budget annuel alloué à la formation?

3. Créer la légitimité autour du processus

Donner le mandant au référent-formation et au groupe de travail (groupe de pilotage).

 

Il est important de prévoir, déjà dans cette phase, une large communication vers l'ensemble du personnel et un processus de concertation sociale. L'impulsion/l'initiative du plan de formation peut venir de la direction, de membres du personnel, de représentants des travailleurs... Dans tous les cas la hiérarchie doit soutenir la phase de lancement, elle lui donne de la légitimité.

 

En savoir plus sur la gestion de projet

2. Préparation

Explorer les tenants et aboutissants du plan de formation et fixer le cadre du projet

Le plan ne doit pas nécessairement être complexe, mais il demande un minimum de préparation. 

1. Réaliser un plan de communication

Dans les organisations de moyenne ou de grande taille, il est difficile de faire collaborer l’ensemble du personnel à l’élaboration du plan en lui-même. Pourtant, celui-ci concerne tous les travailleurs puisque au final, ce sont eux qui devront acquérir les compétences et faire les actions nécessaires pour y parvenir.

Pas d’action, ni de changement, sans motivation; et pas de motivation sans conviction : communiquer le plan aux travailleurs peut ne pas être « juste » leur donner de l’information. Il peut s’agir également de les intéresser, de les impliquer et de les mobiliser. De plus, si vous communiquez en amont et pendant l’élaboration du plan, vous pourrez entendre les éventuelles réticences, parfois même à travers les non-dits.

Voici quelques conseils de base pour votre communication :

  1. Faites un plan de communication, c'est-à-dire planifiez quand faire circuler l'information, dans quel but et vers qui.
  2. Communiquez le plus souvent possible sans noyer d’infos. veillez à garder le lien entre le groupe de travail, la direction, les représentants des travailleurs et l'ensemble des travailleurs.
  3. Faites appel aux organes de consultation intégrés à votre structure : Conseil d’entreprise, CPPT, Délégation syndicale. Les lieux de concertation sociale sont des opportunités pour communiquer et mobiliser toutes les parties.
  4. Ecoutez les réactions : soyez attentif aux réactions et aux questions, tenez compte des avis et conseils formulés, lors des moments de communication. Veillez à l'adhésion de tous les travailleurs et faites en sorte d'accompagner les résistances.
  5. Respectez la confidentialité demandée, lors d’entretiens individuels.

2. Explorer l'organisation et la formation

  • Quelle est la "carte d'identité" de notre organisation : nos missions, nos valeurs, nos profils ?
  • Quels sont les grands projets en cours, nos priorités?
  • De quoi disposons-nous (ou pas) pour identifier nos besoins en compétences : descriptions de fonctions, référentiels de compétences, souhaits exprimés lors d'entretiens de fonctionnement?
  • Que pouvons-bnous dire de la culture de notre organisation?
  • Quelle est notre culture-formation?

3. Etablir notre méthode de travail

  • Quelles seront les différentes étapes du projet plan de formation ?
  • Qui fera quoi?
  • Quel sera le calendrier?
  • Quelles sources de travail utiliser pour identifier les besoins en compétences?
  • Comment analyser ces sources?
  • Comment interroger les travailleurs?
  • Quels sont les freins ou obstacles que nous pourrions rencontrer? Comment y faire face?
  • Comment évaluerons-nous le plan de formation : comment saurons-nous que le plan a atteint les objectifs exprimés dans la phase de lancement?

3. Conception

A la fin de cette étape, vous aurez élaboré votre plan de formation

1. Identifier les besoins en compétences

  • Dégager les besoins en compétences à partir des sources de travail choisies
  • Elaborer un ou plusieurs outils pour interroger les travailleurs : entretiens, questionnaires et/ou réunions de brainstorming
  • Analyser les résultats

En savoir plus sur comment identifier les besoins en compétences.

2. Ecrire le plan de formation

A. Le tableau

Elaborer un tableau reprenant :

  • l'ensemble des besoins en compétences et pour qui : institutionnelles, collectives, individuelles, avec quels objectifs pour chaque compétence.
  • Les moyens de les acquérir, sous forme de moyens pédagogiques et non pédagogiques (la formation n'apas la réponse à tout :))
  • l'estimation du budget
  • les priorités et le calendrier

Exemple de tableau de synthèse :

Compétences à acquérir    
Pour qui ?    
Pour quand ?    
Comment ?
Par des actions
   
Par des formations    
Budget prévu    
Résultat attendu :
Comment saurons-nous que la compétence est acquise ?
   

B. Le texte

Le plan de formation pourrait ensuite reprendre les éléments suivants :

  • Les objectifs du plan de formation et son cadre
  • La description de l'organisation
  • Les sources d’informations utilisées : mission/vision, projet pédagogique, cadre réglementaire, projets en cours, fonctions…
  • Les critères de décisions utilisés
  • Les étapes de la concertation : procédures, avis et moments de validation

4. Exécution et clôture

Piloter le plan de formation

1. Organiser les formats d'apprentissage

  • Sélectionner les formations adéquates
  • Prendre contact avec les opérateurs
  • Etablir les cahiers de charges nécessaires
  • Organiser les journées de formation
  • etc.

2. Gérer le plan

  • Suivre le tableau de bord : budget, actions, calendrier
  • Ajuster le plan
  • Evaluer les formations suivies.

3. Préparer la suite

  • Produire les données nécessaires à l'évaluation du plan
  • Suivre les objectifs du plan
  • Evaluer les modes d'apprentissage suivis.

4. Evaluer le plan

  • Quel était notre objectif de départ?
  • Dans quelle mesure cet objectif a-t-il été atteint?
  • Qu'est-ce qui a changé depuis la mise en oeuvre du plan?
  • Comment avons-nous travaillé?
  • Quelles ont été nos forces et nos faiblesses?
  • Pour l'élaboration du prochain plan, à quoi veillerons-nous?

Pour en savoir plus sur gérer la formation