Descriptions de fonctions, le pourquoi du comment

Aperçu des ateliers competentia de mai-juin 2017 à Tournai, Namur et Bruxelles.

 

Pourquoi faire des descriptions de fonctions (DF) ?

La DF est un document de référence qui clarifie les rôles et responsabilités par métier. Elle apporte de la cohérence tout au long du parcours du travailleur dans son institution : offre d’emploi, engagement, évaluation, plan de formation, évolutions.

En matière de bien-être au travail, elle permet de :

  • prévenir les conflits de rôles ou de responsabilités
  • objectiver et équilibrer les charges de travail
  • éviter les recouvrements de tâches et les tâches non remplies
  • faciliter la communication et permettre les ajustements nécessaires.

Les DF ne doivent pas être utilisées pour ce qu’elles ne sont pas. Il s'agit d'un document relativement figé et global par métier. Elles ne sont pas un document fonctionnel pour :

  • définir la liste précise des tâches quotidiennes de chaque poste
  • amener de façon détournée un système d'évaluation. Si elles sont liées à l'évaluation, mieux vaut l'annoncer explicitement que le cacher.
  • justifier un licenciement.

 

Quel modèle utiliser ?

Aucun canevas n’est idéal et le choix dépend de l’association, de son contexte.

A titre d'exemple, nous avons proposé 3 modèles. Voici ce que les participants en ont pensé.

 

  1. La matrice "Activités et Compétences" est intéressante pour avoir une vision globale et collective. Elle pourrait par exemple être utilisée comme préliminaire à la création de DF individuelles. Elle est aussi utile en gestion de projet.

Elle plaisait aux participants parce...

C'est un document fédérateur s’il est réalisé en équipe. Il est concret, amène de la transparence et de la visibilité sur l’ensemble des tâches et des forces de l'équipe. En outre, il met au jour le recouvrement de tâches, favorise la prise de responsabilités.

Moins bien...

Il ne fournit pas d’objectifs généraux, de quantification ni de liens avec la hiérarchie, Il n'est pas suffisant pour l’évaluation ou le recrutement. Il met le doigt sur qui fait quoi et demande donc de savoir gérer les éventuelles incohérences.

Proposition des participants...

Remplacer les "x" par des horaires.

Pour aller plus loin : la matrice "RACI" définit non seulement qui réalise chaque tâche mais également les interdépendances liées aux activités : qui assume, qui décide, qui est informé.

 

  1. Le modèle 1, souvent choisi par opposition au modèle 2 avec ses indicateurs de réussite.

Il plaisait aux participants parce... : il est plus ouvert, plus simple, d’apparence plus « humaine », plus général (pas trop détaillée), plus classique, plus connu et donc plus facile à utiliser. Il peut être copié collé sur un site de recrutement.

Au niveau des domaines et tâches, il semble plus flexible et adaptable par institution.

Moins bien 

Il manque de détail. Il est moins clair sur qui communique quoi et à qui .

Proposition des participants... : lui joindre la matrice "activités et compétences" pour différencier chaque poste.

 

  1. Le modèle 2 – clair et complet, une base pour l’évaluation. Il va plus loin qu’une simple DF puisqu’on situe la personne dans son organisation et par rapport aux relations externes. Il optimalise la coordination des ressources est est complémentaire avec la matrice.

Moins bien : le modèle 2 risque de formater un métier si l’on place les indicateurs de réussite sur les moyens plutôt que sur les résultats que l’on souhaite viser.

Propositions des participants :

  • Attention à définir les termes : tâches, réussites…
  • Attention à laisser l’outil ouvert : formaliser le fait que c’est évolutif.
  • Ajouter une case « défi de la fonction » pour personnaliser la description la rendre vivante.
  • Combiner avec des « lettres de missions » annuelles qui donnent des priorités et des projets plus ponctuels.

 

Quelles étapes pour réaliser des DF ?

Elaborer des DF, c’est faire de la gestion de projet. Cela demande un peu de préparation. Nous proposons 4 étapes principales.

 

  1. Lancement

Résultat : les ressources humaines, financières et décisionnelles sont assurées pour la réalisation des DF.

La phase de lancement veille à donner à la démarche :

  • un sens et une valeur ajoutée pour l'organisation et pour chacun de ses travailleurs
    • Pour quoi allons-nous réaliser des DF?
  • une légitimité
    • Qui écrira les DF? Qui sera consulté? Qui tranchera ?
    • La direction et les représentants des travailleurs sont-ils bien "sponsors" de la démarche?
    • Quel plan de communication allons-nous prévoir pour rester en lien avec l'ensemble des travailleurs dans ce projet?
  • les moyens d'arriver arriver à un résultat
    • du temps
    • des ressources humaines
    • un cadre avec notamment des réunions structurées avec compte-rendu et plan d'action

 

  1. Préparation

Résultat : un plan d'action et un plan de communication affné

  • Quelles seront les étapes de réalisation ?
  • Quels moyens  allons-nous utiliser pour interroger le personnel?

 

  1. Conception

Résultat : descriptions de fonction terminées

  • Réaliser et ajuster les étapes prévues
  • Réaliser le plan de communication

 

  1. Utilisation et évaluation

Résultat : évaluation des DF créées

  • Utiliser les DF (recrutement, mobilité interne, plan de formation, évaluation)
  • Evaluer les DF
  • Evaluer le processus utilisé

 

Merci à l’ensemble des participants pour leur contribution et leurs questions.

Merci à Fabrice Simon du CFIP pour avoir nourri cet atelier lors de la rencontre bien-être du 12 mai à l'Abbet.

Merci à Véronique Van espen de l'Abbet pour la co-animation de cet atelier.

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