J'peux pas...j'ai réunion!

5 décembre 2018

L’une des plaintes les plus entendues dans les structures, marchandes ou non marchandes, est la démultiplication des réunions et leur effet chronophage.

Deux champs d’action, au moins, s’offrent à vous.  Le premier ? Limiter le nombre de réunions auxquelles vous décidez de participer sur la base de la plus-value qu’elles vous apportent et de votre « potentiel ressource » au sein de celles-ci.

Le second est de structurer vos réunions en leur donnant un format porteur.

 

Il existe une littérature abondante pour organiser des réunions efficaces.

Elle développe l’importance de définir des rôles, un objectif clair, un environnement favorable ou encore de garantir une communication bienveillante.

A travers cet article, nous mettons l’accent sur l’importance d’un cadre et de jalons rythmant le déroulement des réunions.  Cela vous permettra d’y mobiliser les participant·e·s comme ressource, pour co-construire des réflexions innovantes et imaginer des plans d’actions stimulants.

 

Quelques balises comme socle de base

- le positionnement de la réunion. Il y a différents niveaux de réunion : mûrissement, décision, opérationnalisation. 

Il est important de clarifier le niveau de la réunion.  Cela peut se faire à travers le rappel d’un parcours : « Nous avons, la semaine passée, eu une première réunion pour débroussailler le débat.  Le résultat de nos réflexions a été partagé avec le CA qui a décidé de mettre en œuvre 3 des 4 propositions.  Nous sommes donc réunis aujourd’hui pour définir les moyens afin de les mettre en œuvre ».  Les différents moments peuvent aussi être compris dans une seule réunion ; il est alors intéressant de bien les marquer pour éviter une remise en question perpétuelle de ce qui a été décidé quelques minutes auparavant.

- le pouvoir de décision. Il est également essentiel de clarifier qui décide de quoi.  Cela dépend fortement de la culture de l’association.  Certaines sont très hiérarchisées : les rencontres décisionnelles seront réservées à la direction, la mise en place étant du ressort des niveaux hiérarchiques opérationnels.  Dans une structure en autogestion, par contre, la participation aux trois moments (mûrir, décider, organiser) pourra impliquer l’ensemble des travailleur·euse·s.

Il y a aussi des réalités liées au fonctionnement même des asbl qui induit des interactions avec les organes décisionnels.  Ainsi, tout comme dans l’exemple ci-dessus, un schéma classique est : l’équipe réfléchit et propose une action à un CA qui la valide et donne ensuite un mandat à l’équipe pour que celle-ci opérationnalise ladite action.

- la liberté de parole et de la prise de parole. Il est important que chacun puisse :

  • oser exprimer son incompréhension, que ce soit d'un concept ou d'un développement
  • se centrer sur des faits et non des personnes et ainsi éviter le jugement
  • laisser la place à la prise en compte des émotions.

Ceci permet d’instaurer un climat de respect de l’autre qui, in fine, amènera des comportements physiques et verbaux adéquats.  Laisser s’exprimer la personne jusqu’au dernier mot permet aussi de comprendre toute la richesse de sa prise de parole.

- le rappel du secret professionnel et du respect de la confidentialité. Tout ce qui se dit dans l’espace de la réunion appartient en principe à cet espace et n’en sort pas, hormis d’éventuelles décisions ou modes de fonctionnement explicites déterminés par le groupe (contenus et formes des comptes rendus, PV, retours vers un bénéficiaire ou un service… )

- le devoir d’explicitation. Si des concepts sont apportés, des pratiques rapportées, il est essentiel de les expliquer :

  • pour éviter d’exclure certains par la méconnaissance d’un jargon ou de certaines situations vécues
  • pour créer un vocabulaire commun et augmenter la connaissance globale du groupe.

Un moteur à 4 temps

A partir de ces balises, il est également favorable de mettre en place un parcours qui peut se découper en 4 moments distincts :

1) le temps phorique : un élément porteur. Qu’est ce qui met en mouvement le groupe, le pousse à se mettre en réflexion ? C’est l’objectif qu’apporte un·e des participant·e·s à la réunion.  L’ajustement de cet objectif avec les autres participant·e·s permettra de les impliquer dans leur rôle de ressources.

2) le temps sémaphorique : un signe porteur. Poser un cadre de sécurité pour se dévoiler et pour pouvoir partager.

3) le temps métaphorique : c’est un moment d’explicitation et de décalage durant lequel le groupe se met à la recherche de solutions.  Il existe pour cela des outils de brainstorming ou d’expression à travers le photolangage ou l’expression artistique ;

4) le temps euphorique : partager la joie créée par le fait d’avoir été ensemble au-delà de la problématique.

 

 

Voici donc une première série d’indicateurs pour donner à vos réunions un cadre porteur.  Vous en utilisez d’autres ?  Nous vous invitons à les partager afin d’enrichir les pratiques.

Nous sommes restés dans cet article sur des aspects de cadres.  Il y a évidemment aussi une série d’éléments liés à notre manière d’être au et dans le groupe qui facilitent aussi la tenue de réunions enrichissantes.  Nous vous en parlerons plus tard, promis.  Mais en attendant, nous devons vous laisser, une réunion nous attend…