Le diagramme de Gantt

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À quoi sert-il ?

Connaître le cadre institutionnel

Quand l'utiliser ?

Gestion d'équipe

Quel format ?

Canevas

Le diagramme de Gantt est un outil créé par un ingénieur polonais au début du 20ème siècle dans une optique de rationalisation des tâches. Il s'agit d'une représentation graphique de l'avancement d’un projet qui permet de visualiser dans le temps les diverses tâches s’y rapportant.

Aperçu

Pour quoi

Planifier de façon optimale et communiquer sur le planning établi et les choix qu'il impose. Il permet de visualiser les dates de réalisation d'un projet, les marges existantes sur certaines tâches et le retard/ l'avancement des travaux

Pour qui

Les personnes qui doivent monter un projet complexe, avec de multiples acteurs et processus en interaction

Quand l'utiliser

Dès la phase de préparation de votre projet. C’est un outil utile pour présenter la faisabilité de votre outil

Etablir la liste complète ou partielle des tâches des membres de l’équipe, en distinguant celles qui sont récurrentes et celles « mouvantes » (tâches des projets limités dans le temps par exemple).
Attribuer à chaque tâche une priorité 1, 2 ou 3. Le but sera d’estimer combien de priorités 1, voire 2 sont possibles sur un certain laps de temps. Cela permet de décider par la suite, lorsqu’une tâche P3 devient P1 (ou P2), quelle tâche P1 (ou P2) devient P3.

Autrement dit, notre temps n’est pas élastique à l’infini. A partir d’un certain nombre de tâches qui s’ajoutent à notre calendrier, il est nécessaire d’en supprimer d’autres.
Estimer la durée de chaque tâche en la transposant en temps de travail. En fonction de la durée du projet, les tâches seront intégrées par demi-journée, journée, semaine ou mois. Il sera aussi intéressant d’identifier des tâches récurrentes, à poser à intervalle régulier dans le calendrier (ex. : une réunion de suivi de projet ; des rencontres avec un groupe d’experts qui se réunit tous les mois au cours de l’année que dure le projet…), et les tâches mouvantes.
Attribuer à chaque tâche une date de début et une date de fin.
Idéalement, déterminer un « livrable » pour chaque grande tâche, c’est-à-dire un résultat final qui montrera que la tâche est en effet terminée. La notion de livrable est surtout pertinente dans la partie ‘projets’.
Indiquer la durée des tâches dans le calendrier en colorant les zones concernées.
Réaliser la somme des temps de travail attribués sur la durée du projet et comparer avec la capacité disponible.
Rééquilibrer en fonction du résultat obtenu.
Ne pas oublier de prévoir des plages de temps pour l’imprévu !

Le truc pour réussir?

Utiliser des logiciels libres qui vous fournissent des outils informatiques ; cela vous permettra d’adapter votre diagramme automatiquement. Différentes propositions de logiciels libres :

Et après?

L’évaluation de vos projets