Construire les fondations

Un plan de formation est une démarche de planification des apprentissages pour les deux à trois prochaines années.

Le plan de formation permet de combler un besoin en compétences plutôt que d'offrir des formations à qui le demande; il assure donc équité et cohérence avec le projet commun.

Un plan de formation doit partir de de là où on en est et se construire de manière collective, participative et concertée. 

Vous vous direz à certains moments « si seulement nous avions des descriptions de fonction !
Ou une pratique d’entretiens de fonctionnement ? Ou… » Cela aurait à coup sûr rendu votre action plus efficace ou cohérente. Certes. Mais restez concentré sur l’objectif et utilisez les ressources à votre disposition.
Vous pourrez construire par la suite d’autres outils pour améliorer vos prochains plans de formation.

Quelles sont les grandes étapes de construction d’un plan de formation ?

Elément

Cadrer le projet plan de formation.

A la fin de cette étape, les ressources humaines, financières et décisionnelles seront assurées.

Définir les objectifs

  • Quel est le but du plan de formation : à quoi va-t-il nous servir?
  • Quel est le délai souhaité pour la réalisation du plan

Donner les moyens

  • Qui ?

    • Qui sera le·la « référent·e-formation » ?
    • Quels sont les différents acteurs du projet plan de formation?
  • Quand? 
    • Comment prévoir du temps de travail pour le réaliser?
  • Combien?
    • Quel sera le budget annuel alloué à la formation?

Créer la légitimité autour du processus

Donner le mandat au référent-formation et au groupe de pilotage.

Il est important de prévoir, déjà dans cette phase, une large communication vers l'ensemble du personnel et un processus de concertation sociale.
L'impulsion/l'initiative du plan de formation peut venir de la direction, de membres du personnel, de représentant·e·s des travailleur·euse·s...
Dans tous les cas, la hiérarchie doit soutenir la phase de lancement : elle lui donne de la légitimité.

Observer son point de départ pour baliser son chemin

A la fin de cette étape, vous aurez réalisé un plan d’action à la mesure de votre contexte.

Explorer l'organisation et la formation

  • Quelle est la "carte d'identité" de notre organisation : nos missions, nos valeurs, nos profils ?
  • Quelles sont les évolutions prévisibles de l’environnement, du secteur, du public, de la législation ,….
  • Quels sont les grands projets en cours, nos priorités?
  • De quoi disposons-nous (ou pas) pour identifier nos besoins en compétences : descriptions de fonction, référentiels de compétences, souhaits exprimés lors d'entretiens de fonctionnement?
  • Que pouvons-nous dire de la culture de notre organisation?
  • Quelle est notre culture-formation?

Etablir notre méthode de travail

  • Quelles seront les différentes étapes du projet plan de formation ?
  • Qui fera quoi?
  • Quel sera le calendrier?
  • Quelles sources de travail utiliser pour identifier les besoins en compétences? (voir une liste dans « identifier les besoins en compétences)
  • Comment analyser ces sources?
  • Comment interroger les travailleur·euse·s?
  • Quels sont les freins ou obstacles que nous pourrions rencontrer? Comment y faire face?
  • Comment évaluerons-nous le plan de formation : comment saurons-nous que le plan a atteint les objectifs exprimés dans la phase de lancement?

Réaliser un plan de communication

Dans les organisations de moyenne ou de grande taille, il est difficile de faire collaborer l’ensemble du personnel à l’élaboration du plan en lui-même.
Pourtant, celui-ci concerne tous les travailleur·euse·s puisque au final, ce sont eux qui feront le nécessaire pour acquérir les compétences souhaitées.

Communiquer efficacement dépasse la simple information. Il peut s’agir également d’intéresser, d’impliquer et de mobiliser l’ensemble des acteurs. De plus, si vous communiquez en amont et pendant l’élaboration du plan, vous pourrez entendre les éventuelles réticences, parfois même à travers les non-dits.

Exemple :

Une référente-formation nous demande : « une partie des travailleur·euse·s est contre l’élaboration d’un plan de formation. Puis-je attendre d’avoir fini le projet avant de lui en parler ? »

Nous lui avons conseillé d’aborder le plus tôt possible la question avec ces personnes et d’essayer de comprendre en quoi le plan de formation pourrait représenter un problème pour elles.

Le résultat ? Elles ont pu évoquer le risque de perdre en souplesse dans le choix de formation et le plan élaboré au final a tenu compte de ce souhait en gardant une marge de manœuvre balisée pour les demandes « en cours de route ».

Voici quelques conseils de base pour votre communication :

  1. Faites un plan de communication, c'est-à-dire planifiez quand faire circuler l'information, dans quel but et vers qui.
  2. Communiquez le plus souvent possible sans noyer d’infos.
    Veillez à garder le lien entre le groupe de travail, la direction, les représentant·e·s des travailleur·euse·s et l'ensemble des travailleur·euse·s.
  3. Faites appel aux organes de consultation intégrés à votre structure : Conseil d’entreprise, CPPT, Délégation syndicale.
    Les lieux de concertation sociale sont des opportunités pour communiquer et mobiliser toutes les parties.
  4. Ecoutez les réactions : soyez attentif aux réactions et aux questions, tenez compte des avis et conseils formulés, lors des moments de communication.
    Veillez à l'adhésion de tous les travailleur·euse·s et faites en sorte d'accompagner les résistances.
  5. Respectez la confidentialité, spécialement lors d’entretiens individuels.

A la fin de cette étape, vous aurez élaboré votre plan de formation

Identifier les besoins en compétences

  • Dégager les besoins en compétences à partir des sources de travail choisies (projet pédagogique, analyse de la culture-formation, nouveau décret, enquête de satisfaction, descriptions de fonction, etc.)
  • Elaborer un ou plusieurs outils pour interroger les travailleur·euse·s : entretiens, questionnaires et/ou réunions de brainstorming
  • Analyser les résultats

Déterminer une réponse pour chaque besoin

Il existe de multiples moyens de se former : formation classique, tutorat, coaching, travail en groupe…
Partir des besoins en compétences plutôt que d’un catalogue de formation permet d’être plus créatif et plus adéquat sur les modes d’apprentissage. Pour chaque besoin, il s’agit de trouver le moyen d’apprendre qui corresponde à la personne et à son contexte.

Ecrire le plan de formation

Le tableau

Elaborer un tableau reprenant :

  • l'ensemble des besoins en compétences et pour qui : institutionnelles, collectives, individuelles, avec quels objectifs pour chaque compétence.
  • les moyens de les acquérir, sous forme de moyens pédagogiques et non pédagogiques.
    Gardez en tête que la formation n'a pas la réponse à tout.

    • Les moyens non pédagogiques peuvent concerner un environnement, une organisation ou un mode de travail. Par exemple, plutôt que de former le personnel de l’accueil à la gestion du stress, est-il possible de réduire ses sources de stress en organisant autrement la permanence ?
    • Les moyens pédagogiques sont multiples : formation sur catalogue ou sur mesure, tutorat, coaching, supervision, etc. Voir l’onglet « Se former ».
  • l'estimation du budget
  • les priorités et le calendrier

Exemple de tableau de synthèse :

Compétences à acquérir

 

 

Pour qui ?

 

 

Pour quand ?

 

 

Comment ?
Par des initiatives autres que la formation

 

 

Par des formations

 

 

Budget prévu

 

 

Résultat attendu :
Comment saurons-nous que la compétence est acquise ?

 

 

Le texte

Le plan de formation pourrait ensuite reprendre les éléments suivants :

  • Les objectifs du plan de formation et son cadre
  • La description de l'organisation
  • Les sources d’informations utilisées : mission/vision, projet pédagogique, cadre réglementaire, projets en cours, fonctions…
  • Les critères de décisions utilisés
  • Les étapes de la concertation : procédures, avis et moments de validation

Cette phase est celle du pilotage et de l’évaluation du plan de formation.

Organiser les dispositifs d'apprentissage

  • Sélectionner les modes d’apprentissages adéquats
  • Dans le cas de formations, d’accompagnement ou d’intervision :  
    • Prendre contact avec les opérateurs
    • Etablir les cahiers de charges nécessaires
    • Organiser les journées de formation, d’accompagnement ou d’intervision
    • etc.
  • Dans le cas de tutorat, de transmission d’information :
    • Identifier les compétences à échanger, leurs porteurs et les travailleur·euse·s souhaitant les acquérir
    • Créer des espaces de partage et les règles de fonctionnement de ces espaces
    • Encourager les travailleur·euse·s à les utiliser
    • etc.
  • Les apprentissages peuvent prendre des formes variées !
    Encouragez-les et supportez la créativité de vos travailleur·euse·s pour démultiplier les modes et espaces d’apprentissages : speed dating, midi d’échanges, tutorat de compétences, retour en réunion d’équipe…

Piloter le plan

  • Suivre le tableau de bord : budget, actions, calendrier
  • Ajuster le plan
  • Evaluer les formations suivies

Préparer la suite

  • Produire les données nécessaires à l'évaluation du plan
  • Suivre les objectifs du plan
  • Evaluer les modes d'apprentissage suivis

Evaluer le plan

  • Quel était notre objectif de départ?
  • Dans quelle mesure cet objectif a-t-il été atteint?
  • Qu'est-ce qui a changé depuis la mise en œuvre du plan?
  • Comment avons-nous travaillé?
  • Quelles ont été nos forces et nos faiblesses?
  • Pour l'élaboration du prochain plan, à quoi veillerons-nous?