Télétravail : bien choisir le moyen de communication

25 mars 2020

En cette période confinement, certain·e·s travailleur·euse·s expérimentent le télétravail pour la première fois ou doivent collaborer à distance avec les autres membres de leur équipe de manière quotidienne.

 

Vive la technologie

Heureusement, au 21ème siècle, une multitude de moyens de communication est à leur disposition… de quoi maintenir les contacts et assurer la poursuite des activités.

Mais attention, en télétravail en cette période de confinement, une série de repères habituels de fonctionnement en équipe sont chamboulés. Par exemple, il est impossible d’avoir une visibilité directe de l’occupation du destinataire au moment où nous souhaitons le joindre. Peut-être est-il·elle déjà en ligne ou en web-conférence, peut-être est-il·elle afféré·e à des obligations privées (enfant ou conjoint malade) ou peut-être ne souhaite-il·elle pas être dérangé·e parce que déjà concentré·e sur une autre tâche.

Il importe donc de mettre en place en équipe des codes communs de fonctionnement pour ne pas être intrusif·ve et respecter les fonctionnements individuels tout en maintenant l’efficacité de l'équipe.

Réfléchir avant d’interagir

Voici un petit schéma simple[1] qui permet de choisir quel canal de communication utiliser à quel moment. Il prend en compte deux éléments du message que vous souhaitez faire parvenir à votre destinataire : "Est-il urgent ?" et "Est-il complexe" ?

matrice choix de com

  • Si l’objet de votre message n’est pas urgent et qu’il est simple à comprendre, privilégiez l’envoi d’un mail. Formulez l’essentiel (votre demande et les échéances) dans les premières lignes du message. 
  • Si l’objet de votre message n’est pas urgent mais qu’il nécessite des discussions ou des développements, planifiez une réunion (via des plateformes de vidéo-conférences) en précisant, comme pour une réunion classique, un ordre du jour, un timing et des objectifs. 
  • Si votre message est urgent mais simple à comprendre, vous pouvez alors utiliser des applications de messagerie instantanée. Attention, il n’est pas du tout certain que votre destinataire soit un·e adepte des tchats. Il se peut qu’il·elle ait d’ailleurs désactivé les notifications. Le caractère instantané du message n’est alors valable que pour vous ! 
  • Si le message est complexe et urgent, prenez votre téléphone. 

Alors, en tant que responsable ou travailleur·euse appartenant à une équipe, pourquoi ne pas proposer à vos collègues d’utiliser ce petit exercice de classification des messages pour choisir les meilleur moyen de communication ?

Et surtout, n’oubliez pas de maintenir des messages d’amitié et de sympathie :) 
 

Notes & références

  1. Inspiré du webinaire gratuit  : https://horenberg.webinargeek.com/le-teletravail-en-equipe-communiquer-numeriquement-a-distance