Matrice Activités et Compétences

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À quoi sert-il ?

Créer les bonnes conditions

Quand l'utiliser ?

Gestion de projet

Quel format ?

Canevas

Cette matrice permet de réaliser une cartographie des activités et compétences mises en place pour la réalisation d’actions existantes. Elle permet, pour des actions récurrentes, de déterminer qui peut faire quoi et qu’elles sont les compétences présentes. Dans des petites équipes avec une forte mobilité dans l’exécution des tâches, cet outil peut éventuellement remplacer une description de fonction ; ou constituer un premier pas vers une organisation plus poussée des rôles et fonctions.
Sa limite tient dans l’identification du seul existant. Il est donc utile, au moment de lancer de nouvelles activités, de passer par un moment d’identification d’éventuels manques en compétences et de mettre en œuvre une gestion de projet.

Aperçu

Pour quoi

Établir une liste de toutes les actions et compétences à mobiliser au sein d’une équipe afin de répondre à la mission et d’assurer chaque activité

Pour qui

Toute équipe mettant en œuvre des projets

Quand l'utiliser

Lors de la définition d’un plan d’actions

Nombre de participant·e·s

De 1 à 5-6 personnes

Durée

2 heures, en fonction du niveau de finesse dans la description des activités

Concernant une activité précise,

Identifiez les tâches nécessaires à sa mise en place, ainsi que les compétences utiles à leur réalisation.
Identifiez les personnes pouvant être mobilisées pour la mise en œuvre des tâches, les personnes disponibles.
Déterminez qui possède quelle compétence et qui effectue quelle tâche.

Les trucs pour réussir ?

Interagissez, documentez-vous auprès de personnes-ressources ayant déjà mis en place le même type de projet pour étayer de façon opérationnelle les actions nécessaires à sa réalisation.
Parler et mettre en avant ses compétences n’est pas toujours aisé ; et cela tant au niveau personnel (il s’agit pour certain·e·s d’un travail d’introspection peu évident) qu’en termes de contenu. En effet, il y a souvent un travail de traduction nécessaire entre la réalisation d’une tâche (ex. : « Moi, j’adore travailler avec les enfants. Ce que je sais faire, c’est imaginer des ateliers, faire interagir les petits ») et l’identification d’une compétence (capacité à créer des animations pour des groupes d’enfants). Différents outils peuvent vous aider, comme des dictionnaires des compétences ou des méthodes d’identification, notamment l’appreciative inquiry.

Vous trouverez alors des listes qui pourront vous inspirez et vous aider à formuler vos compétences.
N’oubliez pas les compétences développées en équipe, qui relèvent d’une habitude de travail collective au sein de votre groupe.

Et après ?

Si des tâches restent non attribuées ou des compétences non acquises, il sera important de

revoir la répartition des tâches,
acquérir des compétences via un recrutement ou la mise en place d’un plan d’apprentissage.

Cette matrice permet aussi de

prévoir des backups, des personnes de remplacement si la personne en charge d’une activité ne peut l’assumer ;
cibler des compétences présentes dans la structure qui ne sont pas valorisées. Elles peuvent constituer des ressources pour imaginer de nouvelles activités.