Accueillir un travailleur est un processus de formation.

La durée de cette période d’attention peut varier d’une situation à l’autre : de quelques semaines à quelques mois, un accompagnement spécifique sera nécessaire pour « tutorer » la personne engagée.

Quel enjeu pour le travailleur ?

Dans un premier temps, le nouvel engagé espère se sentir accueilli et avoir l’occasion de comprendre les contours du métier.
Cela l’aidera ensuite à s’intégrer dans l’organisation et dans l’équipe, ainsi qu’à s’adapter au mieux à sa nouvelle fonction.

Quel enjeu pour l’institution ?

L’accueil d’un nouveau travailleur joue le rôle de tremplin vers une collaboration positive et durable.

  • Il assure la compréhension et l’intégration des valeurs de l’association, de sa culture, de ses modes de fonctionnement.
  • Il permet d’assimiler les compétences nécessaires au travail proposé.
  • Il prépare l’équipe à accueillir le nouveau, à l’intégrer pleinement en son sein.

Pour l'aider dans son intégration, vous devez prévoir un processus d'accueil au cours duquel vous pouvez lui désigner un parrain ou une marraine.
Son rôle sera de le présenter aux collègues, de lui expliquer les habitudes de la maison, les détails pratiques et logistiques.
Le parrain-la marraine sera également disponible pour répondre à ses questions au quotidien.
Les représentants des travailleurs et le conseiller en prévention, eux aussi, accueillent les nouveaux.

Il y a lieu de respecter la CCT n°22 sur l’accueil des nouveaux travailleurs.
Quand une délégation syndicale est présente notamment, elle accueille également le nouveau collègue.
Dans le cas d'un engagement d’une personne à besoins spécifiques, veillez à consulter en amont et à expliquer votre démarche aux collègues qui seront en contact avec la personne concernée.
La diversité se gère sur le long terme et parfois en groupe. Intégrer une personne issue d’un groupe reconnu discriminé suppose parfois un encadrement afin de réunir toutes les conditions positives de travail.

Sachez que, dans le secteur d'accueil de l'enfance, le Fonds social propose des bourses d'intervision afin de faciliter l'intégration d'une personne en situation de handicap au sein de l'équipe qui l'accueille.

Qui peut faire quoi ?

La direction

  • Assurer l’existence et le respect d’une procédure d’accueil, d’accompagnement et de formation.
  • Installer une « culture d’entreprise » bienveillante à l’égard des nouveaux travailleurs (le droit à l’erreur ou à la remise en question de chacune des parties par exemple …).

Le responsable hiérarchique ou fonctionnel

  • Le présenter au personnel, si cela n’a pas été fait par la direction/le CA.
  • Veiller à appliquer la procédure d’accueil.
  • Accompagner le travailleur tout au long de sa phase d’intégration en le rencontrant régulièrement en tête à tête, de manière formelle et informelle.
  • A son arrivée, faire avec lui le tour de ses compétences permet d'identifier lesquelles pourront être mises à profit dans sa nouvelle fonction, lesquelles il devra acquérir et comment.
  • Veiller à sa formation, que ce soit par lui-même, à l’aide d’un tuteur ou d’autres types de formation.
  • Lui donner l’occasion de poser des questions, de se tromper, de se sentir sécurisé dans sa nouvelle fonction.
    Lui faire un feed-back et le remettre dans la bonne direction lorsque c’est nécessaire.
    Ne pas dire ce qui ne va pas par peur de blesser ou par manque de temps (ça arrive !) sera finalement nuisible à l’institution et au travailleur lui-même.

Le parrain ou le tuteur

  • Rencontrer régulièrement le « tutoré ».
  • Prendre du temps pour parcourir avec lui les documents fondateurs.

Et dans le cas du tuteur :

  • Fixer avec lui des objectifs d’apprentissage.
  • Prévoir des moments d’évaluation du chemin déjà parcouru et encore à accomplir.

Le référent-formation

  • Soutenir chacun des acteurs dans le processus d’accueil et d’apprentissage : aide à l’identification des compétences à acquérir et recherche de formations complémentaires, par exemple.

Le conseiller en prévention

  • L’employeur, représenté par le conseiller en prévention ou un membre de la ligne hiérarchique, est tenu de fournir les informations nécessaires relatives au bien-être au travail et de faire accompagner le nouveau collègue par un travailleur plus expérimenté1.
    Le but de cette mesure est de diminuer le nombre d'accidents du travail.

Le délégué syndical

  • S'assurer qu’un processus d’accueil existe et est mis en place.
  • S’assurer que des outils soient mis à disposition et validés paritairement : un livret d’accueil par exemple.
  • Veiller à ce que le plan de formation, s’il existe, tienne compte des besoins de formation des nouveaux travailleurs.
  • Proposer des évaluations et ajustements de ces processus et outils.

Les collègues

  • Prendre en compte la présence du nouveau collègue en l’invitant par exemple à se joindre à eux lors du repas de midi.
  • Se rendre disponible pour répondre à ses questions ponctuelles (comment répertorier les documents, où se trouve le matériel de base, etc.).
  • Vouloir faire connaissance avec lui et lui parler de la structure, des anecdotes, de l’informel…

La personne elle-même

  • Prendre une part active dans son intégration. Observer et se renseigner auprès de personnes ressources.
  • Vérifier sa compréhension du métier. 
    Les attentes de l’employeur ne sont pas forcément les mêmes de celles imaginées ou de celles de l’employeur précédent.
    Quelle attitude, quelles tâches, quelles responsabilités, quelles limites… ?
  • Demander  du feed-back… Cela permet de vérifier sa compréhension et de s’ajuster.
  • Vérifier l’adéquation entre ses compétences et celles exigées par le poste.
    Demander éventuellement un accompagnement ou des formations (mais pas le premier jour J)

Quels outils pour réussir l’accueil ?

  • La « check-list » d’accueil
    Familiarisation avec le lieu de travail, l'équipe, le matériel, la logistique, ...
    Ceci fait désormais partie de la politique du bien-être que l'employeur doit mener.
  • Un livret d’accueil
    Celui-ci présente la structure, son implantation, son histoire, son personnel. Elle donne aussi des conseils pratiques d’utilisation des outils ou les bonnes adresses du coin.
  • Le descriptif de la fonction afin de clarifier les attentes. 
  • Une grille d’identification des besoins pour le nouveau travailleur.
    Il s’agit par exemple d’un questionnaire accompagné de la liste des compétences à acquérir.
    Il permet de rendre concrète la demande de l’employeur à l’égard du travailleur en fixant des objectifs d’apprentissage et un plan d’action pour les atteindre.
  • Un plan d’accompagnement afin de structurer les différentes étapes avec des repères temporels, des personnes à rencontrer et des contenus à transmettre.
  • Un journal de bord qui permet au tutoré de s'approprier individuellement son parcours. 
    Il sert aussi à préparer des moments clés du plan d'accompagnement ou des rencontres de suivi.
  • Le rapport d’étonnement
    Engager une personne est une occasion en or pour l'employeur et les collègues en place de profiter d'un regard neuf!
    Les questions et les "étonnements" du nouvel arrivant sont autant de sources d'inspiration et de remises en question, dans un esprit d'amélioration continue du service...
    Pour la personne elle-même, le rapport d’étonnement est un moyen formidable pour se sentir reconnu : « je suis nouveau dans la structure mais mon avis est important ! »
    A condition bien-sûr que la démarche soit sincère de la part de l’employeur et qu’il réagisse aux étonnements exprimés.

Comment ça marche ?

Dès les premiers jours, permettez au nouveau travailleur de s'exprimer sur ce qu'il découvre de l'association : son fonctionnement, ses méthodes de travail, sa culture, ses difficultés, etc.
Lorsque c'est possible, pourquoi ne pas lui faire faire l'exercice par écrit?
Après une trentaine de jours, un "rapport d'étonnement" d'une ou deux pages pourrait vous fournir des informations et de nouvelles idées d'amélioration !

Quelques recommandations pour le rapport d’étonnement :

  • L’écrit ne convient pas à tout le monde.
  • Le rapport n’est utile que si vous en faites vraiment usage.
    Il serait contre-productif de demander son avis à un travailleur si l’institution n’est pas prête à se remettre en question et à accueillir de nouvelles suggestions.
  • Dès sa réception, lisez-le et organisez un échange avec le rédacteur sur ses impressions et ses idées.
  • Le petit mot de bienvenue, déposé sur le poste de travail du nouveau.
    Il accueille la personne et lui indique, pourquoi pas, quelques bonnes habitudes de la maison, comme :

    • Bienvenue !
    • Tu as le droit de ne pas répondre tout de suite aux emails
    • N’oublie pas d’aller vers les autres pour poser des questions
    • Tu as droit à l’erreur

Notes & références

  1. https://www.securex.eu/lex-go.nsf/vwNewsWgAccTrav_fr/1A225FE12F242EDEC1…