Cultiver le cadre, enrichir nos pratiques !

27 septembre 2019

Le service conseil de Competentia est régulièrement mobilisé par des structures qui nous demandent s’il serait positif de faire appel à un·e intervenant·e/accompagnateur·rice externe et lequel·laquelle choisir.

Derrière cette question, se cache souvent la demande de traiter un point important pour l’institution : redéfinir la mission, choisir l’orientation à donner au prochain plan d’actions de la structure. La nécessité de poser un cadre pour des interactions efficientes est aussi fréquemment soulevée : « nous aimerions, en plus, apprendre avec cet·te expert·e quelques trucs pour avoir des réunions plus productives et apaisées dans notre quotidien ».

Voici quelques éléments pour aborder cette question en équipe.

Faciliter, cela sert à quoi ?

« Rendre quelque chose facile ou plus facile à quelqu'un » : telle est la définition du dictionnaire. Au-delà de la fluidité, la facilitation sert à :

  • apporter du cadre : elle apporte une méthodologie pour atteindre un objectif défini par un·e commanditaire, telle une direction ou une équipe. Ce cadre, elle le travaille à travers le bien-être des participant·e·s (gestion des énergies, des conditions de travail…) et elle l’adapte pour nourrir l’intention qui lui a été confiée par le·la commanditaire.
  • se centrer sur vous : sa fonction est de rester centrée sur le but et d’inviter le groupe à rester focalisé sur celui-ci.   Son point d’attention premier est donc les participant·e·s qui constituent sa matière première. 
  • pacifier le groupe : construire une réflexion, définir une finalité, échanger des émotions, des savoirs et ensuite négocier un chemin commun pour atteindre un objectif.  La facilitation aide à ce que les tensions interpersonnelles soient gérées avec empathie et soient mises au service du groupe ou renvoyées à d’autres espaces de résolution de conflit.
  • créer une capacité de décalage : la facilitation, surtout lorsqu’elle est assurée par un·e externe, apporte un autre regard et sollicite le groupe à se décaler vis-à-vis de ses pratiques. Cela peut se faire à travers des activités (dessin, métaphore, posture…) ou des questionnements.

Facilitation externe : certainement, mais pas tout le temps !

Lorsque vous demandez à un·e facilateur·rice externe d’intervenir dans un groupe, il y a souvent la demande de traiter un point important pour l’institution : redéfinir la mission, choisir l’orientation à donner au prochain plan d’actions de la structure. Dans d'autre cas, vous souhaitez aborder de manière créative le fonctionnement au sein des équipes : questionnement des pratiques, relation interpersonnelle, implication au travail...  De nombreuses raisons peuvent donc vous pousser à faire appel à un soutien extérieur.  Veillez donc à cibler et à être clair dans l'expression de votre besoin.  C'est ainsi que vous pourrez définir avec lui un engagement quant un objectif à atteindre. Vous pouvez lui demander des références d’interventions similaires pour juger de sa capacité à atteindre votre but.  

La facilitation externe demande donc un travail en amont qui est déjà un gain pour le groupe.  En effet, à travers la recherche d’un·e facilitateur·rice, le groupe est obligé de clarifier son objectif.

Et le reste du temps, alors ?

Au-delà de ces mises au vert, des réunions stratégiques et des rencontres pour lesquelles des outils (de créativité, de collaboration ou de gestion de conflit) spécifiques sont souhaités, tous les moments durant lesquels vous vous réunissez méritent une cadre et une conduite. Même pour une réunion hebdomadaire, dans des petites équipes, il est intéressant de poser des règles pour faire en sorte que chacun·e se sente respecté·e et que le travail soit constructif.

Une première initiative peut être de poser le rôle en début de réunion, et de le faire vivre tout du long.  Vous pouvez aussi partager différentes fonctions telle qu’un·e facilateur·rice, un·e gardien·ne du temps, un·e gardien·ne du cadre et un·e scribe.

Ces différents rôles sont complémentaires et soutiennent, à leur façon, le bon déroulement de la réunion.

Voici un exemple de répartition des tâches : 

  • le·la facilateur·rice veille au partage de la parole, il reformule, veille à la compréhension de chacun·e.
  • le·la gardien·ne du temps fait en sorte que le temps imparti pour chaque point soit respecté.
  • le·la gardien·ne du cadre contrôle le respect des modes de fonctionnement établis.
  • le·la scribe prend note des échanges.

Un partage d’expériences

Les équipes des projets Competentia et Parcours professionnel se réunissent une fois par semaine. C'est une réunion d'opérationnalisation des plans d'actions durant laquelle nous gérons le quotidien des projets.  Nous construisons l’ordre du jour en amont via un fichier partagé. Et la réunion commence systématiquement par un court moment de partage des rôles en fonction des humeurs et de l’énergie du moment.  Mais, nous veillons cependant à ce que les rôles ne deviennent pas, par habitude, la chasse gardée de l’un·e ou de l’autre.  C’est aussi une opportunité pour tous·tes de développer des affinités avec chacun des rôles, dans un cadre sécurisé et bienveillant.

Se lancer...

Différentes voix peuvent être prises.  Il existe de nombreuses formation continue à la gestion de réunion et à la facilitation.  Le catalogue Formapef en propose aussi.  Les bourses des Fonds de formation peuvent aussi être mobilisées dans une approche de formation en équipe.

D'autres préféreront des formats centrés sur l'expérimentation.  Un tutorat avec une personne qui maîtrise les fondamentaux de la facilitation et accepte d'écoler peut être mis en place au sein de la structure.  L'observation de modèle en externe peut aussi être bénéfique.  Il existe aussi de nombreux outils sur le net pour vous lancer.  Competentia vous en propose une série, le plus souvent regroupé sous la rubrique "intelligence collective" dans l'onglet Chercher un outil.

Un conseil est de choisir un cadre bienveillant pour débuter et d'informer les participant·e·s des objectifs poursuivis et donc des gains que tous·tes vont retirer de cette nouvelle pratique : il es t en tout cas primordial que cette expérimentation n'apparaissent pas comme une lubie de x ou y mais bien comme un outil pour améliorer l'efficience des interactions.