Devoir gérer plusieurs tâches professionnelles en même temps peut mener à l’épuisement et au burnout… Pourtant, le multitasking peut devenir un atout pour votre équipe, s’il est bien organisé! Voici quelques pistes de réflexion et d’action.
Prévenir le burnout
Cette actualité complète l’article « Prévenir le burnout grâce à la gestion des compétences? » publié précédemment et faisant suite à un atelier Competentia sur le sujet, co-animé par Harmony Glinne, consultante en organisation et formatrice RH & Management.
Nous mettons ici l’accent sur une approche positive du multitasking, grâce à la délégation de tâches, abordée lors de cet atelier.
Différents visages de l’action multi-tâches
Le « multitasking » consiste à assurer une multitude de tâches différentes, parfois avec des personnes différentes ou sur des projets différents.
On distingue plusieurs types de multitasking.
- Le multitasking volontaire: une personne est responsable d’un ensemble de tâches pour assurer la réalisation cohérente de projets
- Le multitasking « bouche-trou »: une personne doit assumer des tâches qui ne relèvent pas de sa fonction de base, pour palier à un manque de personnel. Quand cette situation s’installe dans la durée, cela détourne la personne de sa tâche première et l’amène à s’épuiser pour tenter de continuer à « bien faire un travail ».
- Le multitasking flou: il est lié à un manque de clarté dans la répartition des tâches et des rôles. Cela entraine des doutes sur le « qui fait quoi quand » qui conduit parfois à des actions menées en doublon et alourdit la charge mentale.
Agir au niveau collectif
Un multitasking subi qui s’installe dans la durée peut clairement devenir une cause de burnout. Pour prévenir ce risque, il est important d’agir en amont.
- Ancrer cette action de prévention dans une démarche collective. Il s’agit de gérer la situation problématique en équipe, pas de rejeter la responsabilité sur les personnes qui présentent des signes d’épuisement professionnel!
- Agir au bon niveau. S’il y a un problème au niveau de l’organisation globale du travail dans une asbl, c’est à ce niveau qu’il faut agir. Se limiter à des trucs de « gestion personnelle du temps » ne servirait à rien...
Clarifier les fonctions
Une organisation peut favoriser un multitasking « positif » en clarifiant bien les limites entre les différentes fonctions. Cela permet aux travailleur·euse·s
- de connaître les attentes de l’organisation envers elles·eux
- de trouver leurs points d’équilibre entre vie professionnelle et privée ; prise de responsabilité et hiérarchie ou encore zone d’autonomie et espace d’interaction.
La description de fonction est un outil à privilégier pour réaliser cette clarification. Vous trouverez sur le site Competentia l’outil « description de fonction : un canevas et un exemple ». Voir l’article précédent pour plus de détails.
Planifier, communiquer, déléguer
Les organisations disposent aussi de 3 autres leviers d’action pour un multitasking motivant et positif.
- La planification. Anticipez les départs prévisibles (maternité, retraite, réduction de temps de travail) grâce à des espaces de dialogue et une gestion proactive des remplacements. Prévoyez des back-ups et planifiez l’acquisition des compétences nécessaires pour assurer la transition sereinement
- La communication. Une communication claire facilite l’adaptation, clarifie les responsabilités et permet de reconnaître le nouveau rôle pris par le·la remplaçant·e. La matrice RACI est un outil utile pour répartir les responsabilités avec précision.
- Une délégation efficace. Cela implique de confier une mission tout en accompagnant le·la délégataire vers plus d’autonomie.
La délégation de tâches comme solution?
La délégation de tâches, c'est le fait de confier à quelqu'un d'autre une mission qui fait habituellement partie des attributions d’un autre poste.
Cette délégation doit permettre d’alléger la charge de travail de la personne qui délègue, mais aussi veiller à ne pas trop peser sur la personne qui reçoit la tâche.
Une bonne délégation des tâches suppose
- Une communication claire entre un·e délégateur·ice, c'est-à-dire la personne qui va transmettre, déléguer un contenu et un·e délégataire, la personne qui reçoit ce contenu
- Un lâcher-prise de la personne qui délègue une tâche
- Des moments d’échange réguliers pour échanger des informations et valider des décisions.
- L’acquisition de compétences et/ou de ressources par la personne qui reçoit cette tâche
Une opportunité d’apprentissage
La délégation de tâche peut donc devenir un outil d’apprentissage, si elle est structurée, avec des objectifs clairs et du feedback régulier.
Identifiez les bonnes personnes en croisant compétences et motivation. Veillez à ne pas surcharger toujours les mêmes. Une répartition équitable assure une organisation durable et efficace.
Le multitasking peut alors devenir un mode d’organisation du travail qui permet de jongler entre différentes responsabilités, d’éviter la routine et d’apprendre en continu, tout en respectant ses limites et besoins.
Pour conclure
Le burnout est une réalité inévitable du monde du travail. Toute organisation, petite ou grande, y est confronté un jour. Il est donc essentiel de mettre en place des politiques de prévention des risques psychosociaux, en intégrant notamment des outils de gestion des compétences afin de jouer sur les facteurs organisationnels y contribuant.
Ces actions et outils de prévention ne peuvent prendre sens que dans des processus collectifs et individuels plus larges permettant aux personnes et aux équipes d’inscrire leur travail dans une vision et une mission qui fait sens.
Il existe de nombreuses aides pour la prévention des RPS. En plus de Competentia, vous pouvez vous tourner vers
- L’Association bruxelloise pour le bien-être au travail (ABBET)
- Le projet Prévention des risques psychosociaux de l’APEF
- les Fonds de formation APEF et FeBi qui proposent, entre autres, des accompagnements
- Le rapport de la recherche-action « Soutien à la prévention primaire du burnout » menée par Harmony Glinne.