Quelqu’un·e “d’unique” s’en va! Comment s’y prendre?

Retour sur quelques résultats de la recherche « Transition » financée par Actiris et menée par le Cerso en collaboration avec Competentia.

L’entièreté des résultats vous sera présentée tout bientôt sur le site Competentia mais aussi à travers deux ateliers courant mai.  

De quoi s'agit-il?

Les moments de transition de poste entre travailleur·euse·s sont à la fois charnières et complexes pour les organisations, les membres de l’encadrement et de l’équipe, mais également les individus concernés. Le changement vécu lors de ces périodes particulières engendre une période d’instabilité. Lorsqu’il s’agit d’une fonction unique, qui n’existe qu’en « un seul exemplaire » dans l’organisation, les enjeux sont encore plus importants. A l’instabilité s’ajoute également le risque de perdre la « mémoire professionnelle » et les connaissances liées à cette fonction.

Le Cerso et Competentia se sont intéressés à l’ensemble du processus de transition entre « ancien·ne·s » et « nouveaux·elles » travailleur·euse·s occupant une fonction unique au sein d’une association. En effet, les pratiques existantes sur ces processus étaient assez peu documentés dans la littérature[1]

Sur base d’un échantillon diversifié de 10 associations de moins de 50 travailleur·euse·s, ils ont  décrit les diverses étapes de cette transition (de l’annonce du départ à la concrétisation de celui-ci), mais également les modalités de transmission entre le·a « nouveau·elle » travailleur·euse et les membres de l’organisation.

Différents outils pour aider les structures à initier les étapes vous seront présentés sous peu sur le site.  Dans cet article sont décrites les modalités de transmission qui peuvent être regroupées en 4 quatre catégories.

Du mode « self-service » à « l’immersion prolongée » : 4 modalités de transmission « anciens-nouveaux »

• Le mode « self-service » voire « Sherlock Holmes »

Ce mode de transmission n’en est en réalité pas un… puisqu’il s’agit d’un cas où aucune transmission ne peut être organisée entre les deux acteurs clés de la transition. Cette situation peut par exemple survenir lors d’un licenciement ou le départ précipité d’un·e travailleur·euse. Dans certains cas, les informations sont assez difficile à trouver et la nouvelle personne doit même chercher l’information ou la recouper avec celles qui sont disponibles.

Cette modalité n’est bien entendu pas souhaitable, et entrainera la nécessité d’impliquer davantage l’équipe ou la direction dans le processus.

• le mode « à emporter »

Lorsqu’un tuilage n’est pas ou peu envisageable, la personne qui part va rassembler un ensemble de documents/informations à transmettre au·à la nouveau·elle, sous forme d’une farde ou d’un vade-mecum par exemple. La personne qui transmet ne rencontre alors pas ou peu celle qui reçoit le document.

Le recours à ce mode de transmission nécessite des compétences spécifiques qui permettent de formaliser les choses sous cette forme, de même qu’un travail important de la part de la personne qui quitte l’organisation pour compiler et organiser l’information nécessaire à son successeur. En outre, cette modalité ne se suffit pas à elle-même lors de l’accueil. Elle doit en effet être complétée par d’autres dispositifs impliquant notamment l’intervention de l’équipe ou de la direction.

• Le mode « côte à côte »

Lorsqu’un tuilage est possible mais qu’une transmission de longue durée n’est pas envisagée, une courte période de transmission est prévue entre l’ancien·ne et le·a nouveau·elle titulaire de la fonction unique. Par ailleurs, cette modalité s’ajoute à la première, car des informations sont également stockées et transmises. Cette période varie entre 5 et 10 jours et vise à fournir un maximum d’informations dans un temps court.

Le recours à ce mode de transmission peut provoquer un sentiment de surcharge d’informations, car beaucoup de choses sont transmises en peu de temps. Elle a également l’avantage de donner accès à des éléments d’ordre informels ou liés au relationnel, et qui ne sont pas accessibles via l’utilisation de la modalité « précédente ». A nouveau, cette modalité ne se suffit pas à elle-même et doit être complétée par d’autres dispositifs impliquant notamment l’intervention de l’équipe et de la direction.

• Le mode « immersion prolongée »

Cette modalité prévoit une coprésence de plusieurs semaines à plusieurs mois entre l’ancien·ne et le·a nouvel·le employé·e. Les possibilités offertes par cette immersion prolongée sont nombreuses, et certains des dispositifs proposés pourront inspirer d’autres organisations qui n’ont pas nécessairement autant de temps à y consacrer.

Ce type de modalité est particulièrement adapté dans le cadre de fonctions polyvalentes et uniques. En effet, il permet d’aborder les différentes facettes du métier, au moment où elles se présentent, et de progressivement donner de l’autonomie à la personne.

Cette modalité permet à la personne qui prendra sa fonction de se plonger dans le quotidien qui sera le sien dans les mois à venir, ou celui de ses équipes. Elle donne accès aux valeurs/à la culture organisationnelle, mais aussi aux valeurs/à la culture professionnelle. Acquérir les codes, comprendre la culture et la spécificité de l’organisation, avoir accès aux valeurs qui sous-tendent les actions de l’institution et de ses professionnels sont des éléments très riches et éclairants pour les nouveaux arrivants.

L’inconvénient de cette modalité est qu’elle reste coûteuse pour l’organisation. Toutefois, elle demeure porteuse dans le cas du remplacement d’un poste clé comme celui d’un responsable qui part à la retraite avec de nombreuses connaissances.

Conclusion 

Choisir la modalité en fonction des contraintes et enrichir si besoin avec la contribution de l’équipe.

Le choix d’une modalité de transmission entre « ancien·ne » et « nouveau·elle » se fait principalement en fonction des contraintes financières et temporelles de l’association. Il s’agit alors de pouvoir la compléter par une participation de l’équipe ou de la direction à l’accompagnement du nouveau, au cas où la personne qui part n’a pas eu l’occasion de transmettre suffisamment d’éléments utiles à son intégration.