Se lancer dans un plan de formation, c’est débuter un projet avec des acteurs qui ont chacun un rôle à jouer. Des acteurs sont donc identifiés. Mais surtout les fonctions/les rôles qu’ils occupent. Selon l’institution et ses pratiques, certaines fonctions pourront être occupées par l'un ou l'autre acteur ou n'auront pas de raison d’être.
Les différents acteurs (ou groupes d’acteurs) et leurs rôles
Huit acteurs (ou groupe d’acteurs) sont généralement identifiés :
- l’ensemble des travailleurs : leur implication dans le processus est indispensable
- le comité de pilotage (le Copil) : c’est la cheville ouvrière du plan de formation. Composé de travailleurs représentatifs de l’institution, il propose un premier projet, l’adapte et ensuite l’opérationnalise
- le groupe de travail (le GT) : il réalise des travaux plus techniques comme le dépouillement des besoins de formation
- le référent-formation (le RF) : il est le porteur du projet plan de formation. Son rôle est central dans l’animation, la communication autour du projet
- les organismes de concertation sociale : ils accompagnent la mise en place du projet et sont consultés au moment des propositions de plan de formation
- la direction : elle suit le processus, en fixe le budget et avalise le plan final
- le(s) cadre(s) et responsable(s) hiérarchique(s) : il(s) participe(nt) à l’identification des besoins de formation en fonction des pratiques développées dans l’institution (entretien d’évaluation ou de fonctionnement individuel ou en équipe)
- l’accompagnateur externe : il aide à cadrer le processus, notamment grâce à des outils qu’ils adaptent à la réalité de la structure
Réussir un bon casting et permettre à chacun de jouer son rôle ?
- un rôle déterminant du référent-formation comme porteur du projet. Il assume un rôle de mobilisation, de suivi, d’impulsion. Son rôle doit être bien délimité et reconnu par la structure. Il doit pouvoir :
- Communiquer
- Respecter la confidentialité
- Rester neutre
- Impliquer
- Gérer un projet
- Résumer/ reformuler
- Être une force de proposition
- Écouter
- Animer
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l’importance de la communication, notamment à propos des besoins de compétences et spécialement avec des travailleurs moins qualifiés
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un accompagnateur peut aider, surtout la première fois, notamment pour « s’obliger » à respecter des échéances mais surtout pour cadrer, fournir des outils (notamment au moment de la récolte des besoins de compétence et leur transformation en proposition d’apprentissage). Les Fonds de formation prévoient des bourses afin de prendre une partie des coûts d’intervention (www.apefasbl.org; www.fe-bi.org ).
Competentia met aussi à votre disposition une série d’outils ainsi que son service-conseil pour des problématiques ciblées sur le plan de formation ou la gestion de compétences plus globalement.
Différents points d’attention
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établir un plan de formation, c’est un projet et cela se gère en tant que tel
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à chaque institution son plan de formation, reflet de ses réalités et de sa culture formation. Chaque rôle doit être occupé en veillant à une cohérence d’action entre les différents acteurs du plan de formation.
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Ex : dans une structure de 5 personnes, pas besoin d’un COPIL mais surement d’un référent bénéficiant d’un espace d’échange avec la direction et les autres travailleurs.
Dans une structure de 20 ETP, le GT pourra remplacer le COPIL
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Le plan de formation, c’est une opportunité d’impliquer les travailleurs dans la vie de leur institution, en mettant en cohérence les objectifs de l’institution et les compétences individuelles, collectives et institutionnelles de tous les travailleurs
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Une institution sans vision, sans mission et outil de gestion de compétences aura plus de difficulté à impulser une dynamique autour d’une approche formation concertée et à long terme. Cela n’empêche pas de se lancer dans une logique plan de formation en se fixant des objectifs réalistes par rapport aux réalités ici et maintenant de l’institution
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égalité équité : attention, les personnes les plus formées ont tendance à mobiliser fortement la formation alors que les moins qualifiés auront tendance à la sous mobiliser
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Les descriptions de fonction jouent un rôle central dans la gestion des compétences. Adaptées aux réalités de votre structure, elles établissent un lien :
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entre les missions de la structures et les attentes des travailleurs
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entre les travailleurs et la gestion des compétences au niveau des apprentissages, du développement individuel, de la mobilité interne, de l’évaluation.
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Ou comment adapter le plan de formation à la réalité de la structure et non l’inverse.