Retour sur l'atelier " Recruter, tout un projet ! "

13 novembre 2019

Recruter constitue l’une des occasions pour les institutions de questionner la notion de « compétences ». A la rentrée, nous y avons consacré un atelier.

Notre intention était de mettre l’accent sur l’importance de se préparer à ce moment critique et, surtout, de préciser comment « se préparer ». Nous aborderons les techniques de recrutement proprement dites lors d’un autre atelier organisé en 2020.  

Des enjeux et des opportunités. 

Les enjeux du recrutement sont importants et beaucoup avouent avoir un jour fait une erreur de casting. Et pour cause, l’exercice ne s’improvise pas et requiert des savoir-faire et des savoir-être : formuler un profil, identifier les compétences, évaluer des potentiels d’apprentissage, s’assurer de l’adhésion aux valeurs institutionnelles, juger de la motivation, garantir l’équilibre du collectif…  Bref, le défi est donc bien de trouver la bonne personne, pour le bon poste, au bon moment en vue de maintenir le cap de la qualité des projets et des services aux bénéficiaires! 

Mais recruter, c’est aussi et surtout une formidable opportunité de faire entrer un vent neuf dans l’organisation, de profiter de nouvelles compétences, de la créativité… tout le meilleur pour faire évoluer les projets et renforcer une équipe.

Identique… ou presque (Same, same but different).

Lors de l’atelier, nous avons commencé par construire une ligne du temps des différentes étapes à mettre en œuvre lors du recrutement. Celui-ci est présenté de manière linéaire, comme un processus de différentes étapes successives menant à l’entrée en fonction d’un·e nouveau·elle collègue :

  • Analyse du besoin : pourquoi recrute-t-on ?
  • Etablissement de profil de fonction : quelles conditions, qualifications, compétences, expériences ? 
  • Définition des intervenant·e·s et des processus : qui participe au recrutement (jury) et comment va-t-on procéder (outils/méthodes) ? 
  • Rédaction et diffusion de l’offre d’emploi : comment et où va-t-on communiquer notre offre ?
  • Analyse et présélection des CV (qualification, diplôme, statut…) : comment effectuer un tri dans les candidatures par ordre d’intérêt ?
  • Organisation d’interviews : comment interroger une ou plusieurs personnes présélectionnées sur « papier » ?
  • Passage de tests : faut-il que les candidat·e·s maîtrisent des outils informatiques, effectuent une préparation de cas ou subissent des tests techniques ? 
  • Délibération et sélection : choix du·de la meilleur·e candidat·e 
  • Négociation contractuelle et salariale : vérification de l’intérêt et de l’accord de la personne 
  • Réponse aux candidat·e·s non-retenus 
  • Engagement : signature du contrat et démarches administratives
  • Accueil au sein de l’équipe

Certain·e·s y ajoutent des phases tels que le screnning téléphonique, un round supplémentaire d’interviews, une présélection par un service RH, une consultation de références... 

Cette procédure semble assez classique et transposable d’un cas à l’autre, notamment parce qu’elle répond à la logique « d’élimination » propre à l’exercice du recrutement. 

Définir les compétences et la procédure.

Les compétences liées à un métier restent centrales lors des recrutements. Elles peuvent être reprises dans un profil ou une description de fonction 1 ce qui facilite l’exercice de la sélection. Les profils des candidat·e·s peuvent en effet être passés au crible dans l’espoir de trouver la perle rare !  Ces outils ne sont pas toujours présents dans les institutions et un travail préalable doit alors être réalisé. Et lorsque qu’ils existent, le véritable travail de recrutement consiste en réalité à explorer ce relevé de compétences afin d’identifier ce que l’on veut vérifier exactement et par quel moyen.

Recruter c’est aussi prendre le temps de questionner ses pratiques et d’oser sortir des réflexes pour rendre utile, efficace, voire innovante, chacune des étapes et les faire correspondre à la réalité du poste. En copiant/collant un processus, on risque de passer à côté du détail qui fait la différence entre un recrutement réussi et un recrutement raté ! 

Vérifier quoi et par quel moyen ?  

Généralement, compétences, affiliation et motivation 2 sont les trois éléments qu’un·e recruteur·euse cherche à vérifier chez des candidat·e·s. L’enjeu consiste donc à répartir utilement, tout au long du processus, les éléments essentiels à vérifier et à déterminer des méthodes différentes et pertinentes pour chacun des éléments. En d’autres termes, on n’évalue pas toutes les compétences au même moment : les étapes sont complémentaires et donnent des informations différentes qui permettent de faire un tri dans les candidatures et de vérifier de plus en plus finement si le·la candidat·e répond aux exigences.

Pour mettre toutes les chances de votre côté, il est essentiel de définir au préalable des indicateurs, pour estimer plus précisément l’adéquation entre ce que la personne vous dit d’elle (sur CV, en entretien, lors d’un test…) et ce que cela représente réellement pour le poste. Il s’agit de clarifier les critères d’observation des candidatures et de les rendre singuliers par rapport au poste.  « Que recherche-t-on pour ce poste et quels éléments vont nous permettre de déterminer si cette qualité est rencontrée ? Sur base de quoi allons-nous juger que cette qualité est rencontrée ? En effectuant ce travail de définition, vous aurez l’occasion d’affiner votre jugement au moment venu. 

Exemple : vous souhaitez juger la compétence « assertivité » : Qu’est-ce que signifie pour ce poste « faire preuve d’assertivité » ? L’indicateur de l’assertivité est-il le même pour le·la travailleur·euse social·e et pour le·la coordinateur·rice ? Quel comportement observable attendez-vous du titulaire de cette fonction ?  

Ce travail de précision des critères d’observation doit donc être effectué avant même la diffusion de l’offre d’emploi car il permet également un choix pertinent de procédures et d’outils dans la panoplie à votre disposition, voire même d’innover et d’en créer de nouvelles. 
Comment allons-nous demander aux candidat·e·s de postuler ?  Les traditionnels lettre de motivation et CV sont-ils réellement indispensables pour ce poste ? N’y a-t-il pas d’autres moyens d’examiner les candidatures ? Quelle est la plus-value de cette étape dans le processus de ce recrutement ? Cela va-t-il me donner des informations pertinentes ? 

Lors de l’atelier, une personne en charge des RH a fait part de son expérience de mettre directement une personne en situation de « prise de notes » dans une réunion réelle pour tester des compétences d’un·e agent·e administratif·ve. 

Une autre a témoigné de l’inutilité de demander un CV et une lettre de motivation pour un poste de maintenance du bâtiment. Rien ne vaut un bon cas pratique ! 

L’organisation d’une séance d’information collective a aussi été évoquée afin de gagner du temps lors des entretiens et de transmettre aux candidats une série d’informations utiles à leur positionnement propre (environnement de travail, conditions salariales, organigramme et projets…). 

Des outils concerts peuvent être élaborés, telle cette grille d’analyse des CV reprenant un tableau de cotations pour « objectiver » la présélection. 

Ou encore : pour utiliser de manière optimale un questionnaire d’entretien, pourquoi ne pas expliciter pour chaque question ce que l’on souhaite évaluer avec cette dernière.  Cela facilite l’analyse du discours des candidat·e·s et permet de creuser si certains éléments ne viennent pas spontanément !

Dernier petit truc : répartissez au préalable entre les membres du jury, selon leurs compétences propres, les critères d’observation et les indicateurs de compétences à vérifier. Chacun·e ayant l’occasion de se concentrer sur une thématique en particulier, celle pour laquelle il·elle est le plus à même de juger les candidat·e·s.

Enfin prêt·e !

Ça y est, le recrutement peut être lancé ! Vous avez un profil de compétences et une définition précise de ce qu’elles représentent pour le poste. Sur cette base, vous avez identifié différentes étapes utiles pour les vérifier et créé des outils et des grilles d’observation pertinents ! N’oubliez pas d’inclure une description de la procédure dans votre offre d’emploi.
Le recrutement n’est pas une science exacte mais vous avez mis en place une série de balises pour vous aider à le pratiquer à « moindre risque ». Bonne chance !
 

Notes & références

  1. N’hésitez pas à contacter Competentia si vous avez besoin de soutien pour rédiger les descriptions de fonction

  2. Notez que motivation et affiliation n’ont pas été détaillées lors de l’atelier