Les rôles-clés du·de la référent·e-formation

8 juin 2020

L’une des conditions de réussite d’une politique de formation au sein d’une organisation est d’identifier, d’outiller et de légitimiser les différent·e·s acteur·rice·s impliqué·e·s. Une personne endosse un rôle particulier dans ce processus : le·la référent·e-formation. 

Dans un article précédent, nous vous parlions de la métacognition, c’est-à-dire la capacité que nous avons tou·te·s à mobiliser certaines stratégies privilégiées en matière d’apprentissage. Nous y expliquions que parfois ces mécanismes sont connus et parfois totalement inconscients. A travers son rôle de soutien, le·la référent·e-formation peut alors aider le·la travailleur·euse à identifier quels sont ses modes de fonctionnement face à la formation : quels sont les formats qui sont efficaces pour lui·elle, les méthodes pédagogiques à mobiliser pour l’acquisition de nouvelles compétences et surtout assurer un transfert des acquis dans la pratique professionnelle. 

Mais le rôle du·de la référente-formation dépasse largement le niveau individuel et est bien plus complexe ! C’est pourquoi nous proposons ici de faire le point sur ses rôles, ses responsabilités, ses compétences ainsi que sur son profil.

Que fait-il·elle ? 

Le·la référent·e-formation est la personne qui au sein de l’institution a reçu pour mission de conduire et coordonner le projet « plan de formation ». Il·elle agit donc comme responsable de projet et veille à ce que les objectifs, les stratégies, les plans d’actions, les critères d’évaluation soient établis et mis en œuvre en mobilisant les ressources humaines et financières nécessaires. Cela signifie donc qu’il·elle travaille avec l’ensemble des acteur·rice·s concerné·e·s! Il·elle peut ainsi compter sur l’appui d'un groupe de travail, de la direction et des organes de concertation éventuels (en interne) et sur une série de supports externes (opérateurs de formations, Fonds de formation). Dans certains secteurs comme celui de la petite enfance, des organismes institutionnels ou administratifs encadrent également particulièrement cette thématique et sont des ressources privilégiées. L’ONE par exemple accompagne, veille au respect des normes et encadre les apprentissages du personnel d’accueil des enfants de 0 à 12 ans.

En d’autres termes, la formation est un projet institutionnel qui concerne l’ensemble des travailleur·euse·s quelle que soit leur position au sein de l’institution et le·la référent·e-formation est le·la garant·e de son organisation. C’est une personne ressource qui dispose d’une vue d’ensemble des métiers, des bénéficiaires ainsi que des évolutions sectorielles.  Ainsi, il joue le rôle de « traducteur en besoins de formation » de l’ensemble de ces enjeux en s’entourant de relais. 

Mais, le·la référent·e-formation est aussi chargé·e de soutenir individuellement les travailleur·euse·s dans leur parcours de formation continuée : faire le point sur les compétences actuelles et les besoins de développement ; trouver la réponse adéquate en terme de format et de mode d’apprentissage, etc. En pratique, cela peut aussi se faire selon l’organisation interne du travail, avec le N+1 qui a une vision directe sur le fonctionnement de l’employé·e.

C’est donc dans un perpétuel aller/retour entre individuel et collectif que le·la référent·e-formation structure le projet plan de formation.

Voici en quelques points les responsabilités principales qui incombent au·à la responsable de la formation  : 

  • Communiquer largement la politique et les objectifs de la formation décidée par le CA et/ou la direction;
  • Produire les documents, les lignes de conduite, les procédures, les outils;
  • Mobiliser et gérer les ressources internes et externes nécessaires;
  • Entretenir une « culture formation » au sein de l’institution mise en lien avec l’histoire, les missions et les valeurs de l’institution;
  • Travailler à l’adhésion et la compréhension de enjeux et des objectifs de la politique de formation;
  • Répartir et coordonner les rôles et responsabilités des différentes parties-prenantes : groupe de pilotage, direction, DS, responsables d’équipe… ;
  • Orienter la politique de formation en synthétisant les observations, notamment les évaluations de terrain;
  • Renseigner les travailleur·euse·s au sujet de leurs droits et de leurs devoirs en matière de formation continue;
  • Veiller à ce que les lignes de conduite/charte en matière de formation soient respectées;
  • Apporter son soutien aux travailleur·euse·s et responsables d’équipe dans l’identification des besoins en compétences;
  • Centraliser et prioriser les besoins en compétences individuels et collectifs des travailleur·euse·s;
  • Veiller à ce que l’action formative soit la réponse adéquate aux besoins identifiés;
  • Organiser les dispositifs formatifs individuels et collectifs (appel d’offre, sélection dans les catalogues, etc.)
  • Inventorier et proposer différents modes d’apprentissage; 
  • Soutenir le transfert des acquis de la formation sur le terrain; 
  • Organiser l’évaluation et le rapportage du plan de formation et des actions formatives elles-mêmes;

Quelles sont ses compétences ? 

Parmi les compétences attendues d’un·e référent·e-formation on retrouve notamment : 

  • Vouloir faire évoluer son association et les travailleur·euse·s à travers l’acquisition de nouvelles compétences; 
  • Connaître les enjeux de sa structure;
  • Être moteur de changement : être à l’écoute et être capable de mobiliser ses collègues, dans une dynamique participative; 
  • Gérer un projet : structurer le plan de formation, le conduire de A à Z;
  • Animer des réunions : savoir écouter le groupe de travail et remporter son adhésion;
  • Communiquer; 
  • Gérer un budget;
  • Mener des entretiens;
  • Savoir analyser les changements survenus dans la structure;
  • Faire le lien entre les besoins individuels et institutionnels;

Renforcer la légitimité du·de la référent·e-formation

Dans un certain nombre d’institutions, les plus petites surtout, il n’y a pas de fonction de référent·e-formation spécifique. C’est une personne qui endosse ce rôle en plus de ses fonctions. Ceci est tout à fait envisageable et opérationnalisable. Dans tous les cas, la réussite du « projet formation » est en partie liée à la légitimité du·de la référent·e-formation.  

Pour renforcer cette légitimité, un certain nombre de conditions favorables doivent être mises en place institutionnellement. 

Communiquer sur la politique formation.

Le CA et/ou la direction doivent énoncer formellement l’importance de la formation au sein de l’institution. Deux moyens sont, entre autres, à son service : rappeler régulièrement qu’il s’agit d’un projet institutionnel et que la structure se donne les moyens d’y arriver, notamment en valorisant le rôle du·de la chargée de formation.  Cela le·la légitimera et augmentera sa capacité de mobilisation. 

Choisir le la référent·e-formation.

Organiser une sélection sur base de compétences (y compris les compétences de savoir être) participera à la construction de sa légitimité. En effet, organiser un tel projet impliquant autant d’acteur·rice·s ne pourra se faire que si le·la référent·e-formation est accueilli·e par ses collègues dans un cadre de confiance et qu’il·elle est reconnu·e pour ses capacités. Il·elle sera en effet amené·e à aborder des sujets qui peuvent être sensibles et avoir accès à des informations jugées personnelles. Cela suppose qu’en amont ses missions et responsabilités aient été identifiées et servent de base lors de l’appel à candidature. Cette désignation peut aussi être une opportunité pour tester un processus tel que l’élection sans candidat.

Dégager du temps de travail.

Si le·la référent·e formation occupe d’autres fonctions au sein de l’institution, clarifier le temps de travail accordé au plan de formation lui assurera les moyens d’atteindre ses objectifs. Ne soyez pas avare, il s’agit d’un projet à part entière qui mérite qu’on le construise et le développe collectivement, ce qui prend du temps ! Ceci donne également le signal à tous et toutes que la formation est réellement un enjeu important pour l’institution, ce qui légitimise aussi le·la responsable de la formation. Si un groupe de travail est mis en place pour soutenir le·la référent·e-formation, veillez à dégager le temps de travail nécessaire des personnes impliquées ! 

Former le·la référent·e formation.

La diversité des compétences qui lui sont demandées mais aussi l’évolution de l’institution et de son contexte impliquent qu’à son niveau aussi une action de formation continuée soit mise en place ! 

Etablir des moyens financiers.

Dégager et communiquer un budget clair alloué à la formation ainsi que les modalités de choix et de priorisation permettra au·à la référent·e d’être précis·e dans ses interactions avec ses collègues, ce qui renforcera sa position et les chances de réussite du projet. 

Quelques ressources à mobiliser ? 

Brochure plan de formation 
Guide de la politique concertée de formation (F4S)
Retour sur l’atelier : qui pour quel rôle dans le plan de formation 

Restez attentif·e un guide du plan de formation pour les institutions MAE est aussi en cours de finalisation et devrait être prochainement disponible.