Retour sur l'atelier "Tutorat d'intégration"

18 janvier 2021

Deux moments de rencontre virtuels n’ont pas suffi pour faire le tour de tout ce qu’il y à dire et à mettre en place autour du tutorat d’intégration. De ce vaste sujet, nous relayons ici les éléments de contexte et échanges qui ont eu lieu en décembre dernier dans le cadre d’une collaboration entre le Competentia et www.tutorats.org

Définition 

Ce type de tutorat concerne les nouveaux·elles embauché·e·s et vise à les intégrer dans leur nouveau milieu de travail. Les personnes ont déjà en tout ou en partie des compétences ou des qualifications de base correspondant au métier. 
Il se différencie donc d’autres types de tutorats comme par exemple le tutorat de formation qui se caractérise par l’accompagnement des stagiaires dans le cadre d’un cursus scolaire ; ou du tutorat d’insertion qui s’adresse aux demandeur·euse.s d’emploi peu qualifié·e·s. 
Pour vous y retrouver dans la galaxie des tutorats, nous vous invitons à parcourir la page du site web qui explicite les différents modes d’accompagnement.  

Les acteurs

Dès son arrivée le jour J, le·la nouveau·elle est accueilli·e par une série de travailleur·euse·s chargé·e·s de transmettre des informations pratiques, des documents administratifs, du matériel de travail.
Les rencontres se multiplient alors avec différentes personnes-ressources, ce qui amorce le processus d’accompagnement dans l’apprentissage de la culture de l’institution et du métier. On présente en général l’histoire, les enjeux, les projets, les publics, les partenaires de l’institution. La direction, la coordination d’équipe, les collègues, le·la tuteur·rice (ou le parrain/la marraine) sont alors mobilisé·e·s à différents moments pour faciliter à la nouvelle recrue la prise en main de ses nouvelles fonctions

Voir la transcription textuelle du graphique
 

cercle des acteurs du tutorat

Projet Tutorat 

Le processus d’accueil doit être développer comme un projet institutionnel !  Pour que les différentes étapes se déroulent sans encombre et que cela ait du sens pour chacun·e, l’institution doit créer une « culture tutorat », et mettre en place toutes les conditions favorables en amont de l'arrivée des nouveaux·elles : définition des objectifs, clarification du rôles et responsabilités de un·es et des autres, temps de travail associé… 

Quatre étapes 

L’intégration se conçoit comme un parcours ou processus qui s’inscrit dans le temps, avant même que l’engagement soit fait ! 
 

Phase 1 - Préparer 

Investir dans la phase préparatoire permet de créer en interne un cadre de référence commun et partagé autour du tutorat. Il s’agit d’un projet qui concerne tou·te·s les travailleur·euse·s, pas uniquement celles et ceux qui conçoivent les procédures et les tuteur·rices. 

On travaillera particulièrement ici : 

  • Le cadre institutionnel : définir les attentes et les objectifs de la structure   
  • Le cadre organisationnel : qui fait quoi quand et avec quelles responsabilités ? 
  • Le cadre didactique : quels (moyens) apprentissages? Quels supports?

Comment faire ? 

  • Identifier l’existant, interroger les futur·e·s référent·e·s, se baser sur les documents communs
  • Nommer un gestionnaire de projet,
  • Former les tuteur·rice·s 

Avec quels outils ? 

Phase 2 - Accueillir 

Le jour J et les quelques jours qui suivent l’entrée en service sont cruciaux et donnent le ton de la politique de l’accompagnement des travailleur·euse·s. 

On soignera particulièrement ici : 

  • La sécurisation : prendre connaissance des lieux, des personnes, des métiers, la culture, des règles…
  • La familiarisation : prendre possession du projet institutionnel, du positionnement de la fonction, des rôles et responsabilités, des outils de travail... 

Comment faire ? 

  • Etre prévoyant·e : avoir nommé à l’avance le·la référent·e ou une autre personne présente en avance le jour J, préparer le carnet d'accueil (matériel de travail, ordinateur, uniforme, clés, documents... ) 
  • Faire un tour de présentation aux collègues, une invitation à passer la première pause cigarette ou le premier diner avec les collègues 

Avec quels outils ? 

Phase 3 – Accompagner 

Le trajet d’intégration se poursuit ensuite sur plusieurs jours ou semaines (selon la fonction et le degré d’autonomie du·de la travailleur·euse). 

On visera tout au long de cette période : 

  • L’acquisition des compétences : articulation entre savoirs et savoir-faire
  • La construction de l’identité professionnelle 
  • La cohésion d’équipe 
  • L’apprentissage des règles et du cadre : soutenir l’intégration dans la spécificité de la structure

Comment faire ? 

  • Echanger sur base de l’observation, organiser des doublons de travail, suivi spécifique et feed-back individuel et collectif
  • Rappeler régulièrement ce qui a déjà été dit ou séquencer la transmission d’informations

Avec quel des outils ?

 

Phase 4 – Clôturer

La période d’intégration se finalise lorsque le degré d’autonomie du·de la nouveau·elle est identifié comme suffisant. L’apprentissage, lui, se poursuit tout au long de la vie professionnelle. 

On marquera le coup ici par : 

  • La finalisation du processus pour le·la nouveau·elle :  identifier la progression et donner des points d’amélioration qui pourront être traités ultérieurement 
  • L’autoréflexivité : prendre un moment de recul pour parler du projet professionnel, renforcer l’estime de soi et la motivation
  • Un regard sur la pratique de tutorat : adapter le processus d’intégration dans l’institution et sa mise en œuvre en tant que tuteur·rice·rice

Comment faire ?  

  • Dédier un moment de méta-communication avec le·la nouveau·elle au cours duquel on discute de l’individu mais aussi du processus et du système dans lequel il s’inscrit afin de le faire évoluer.

Avec quels outils ? 

Conclusion 

L’intégration des nouveaux·elles travailleur·euse·s est un enjeu de gestion des compétences important dans les institutions. En effet, elle se prépare avant le recrutement et se poursuit, en quelque sorte, tout au long du parcours professionnel. Elle s’inscrit, (tout comme les feed-back, les entretiens annuels de développement, les plans de formation,...) dans une logique d’accompagnement des travailleur·euse·s afin de leur permettre mener à bien leurs mission missions.

 
Comme pour d’autres outils, l’aspect individuel de la gestion de compétences se renforce lorsqu’il est intégré dans une vision institutionnelle au service des bénéficiaires.